Intelligente Datenextraktion aus Scans und PDFs, flexibler Freigabeworkflow direkt in SAP

Success Story: HeinzelPulp

“Die Gesamtlösung der free-com beschleunigt nicht nur die Verarbeitung der Eingangsrechnungen in unserem Haus – auch die Transparenz bei der Freigabe der Rechnungen wird deutlich erhöht. Denn auch Compliance Aspekte sind uns bei IT-Projekten sehr wichtig.”

Hans-Jürgen Oppeneiger
Information & Organization, HeinzelPulp

Über HeinzelPulp

Die Zellstoff Pöls AG ist einer der größten Hersteller von elementar-chlorfreigebleichtem (ECF) Langfasersulfatzellstoff in Zentral- und Osteuropa mit Sitz in der Steiermark. Auf der integrierten Papiermaschine wird gebleichtes Kraftpapier namens STARKRAFT erzeugt.

Fachbereich

Industrie

Eingesetze Lösung

AuditProof eArchive
smart INVOICE
Karos INBOX
CONNECT/AWELOS

Anwendungsgebiete

Intelligente Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP
SharePoint als revisionssicheres Archiv

Effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung bei Zellstoff Pöls

Die zur Heinzel Gruppe gehörende Zellstoff Pöls AG hat sich für unsere Eingangsrechnungs- und DMS-Lösung entschieden.

Das auf MS-SharePoint basierende revisionssichere Archivsystem AuditProof eArchive stellt dabei das DMS-Herzstück dar. Wichtig für die Entscheidung war vor allem die nahtlose Integration des vorhandenen SAP System, dass seit vielen Jahren bei der Zellstoff Pöls AG seinen Dienst versieht.

Diese Integration wird auf der einen Seite durch eine im SAP Umfeld übliche ArchiveLink Schnittstelle erreicht, auf der anderen Seite durch die CONNECT Sidebar, die dem User immer die relevanten Dokumente im richtigen SAP Kontext zeigt.

Für die effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen kommt im ersten Schritt smart INVOICE zum Einsatz, das die eingehenden Rechnungen – egal ob Scans von Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen per eMail – analysiert und die Rechnungsdaten weitestgehend automatisch extrahiert. Danach werden die Daten inkl. Bestellinformationen an die – direkt in SAP integrierte – Karos INBOX übergeben.

Je nach Rechnungstyp (MM,FI) wird die Rechnung nun, wenn möglich automatisch, der richtigen Person zur fachlichen Freigabe im SAP Business Workflow vorgelegt. Dabei muss die Freigabe nicht direkt in der SAP-GUI erfolgen, sondern kann auch direkt per Mail oder über eine Website erfolgen.

Auch komplexere Anforderungen an die Freigabe- und Verbuchungslogiken, wie sie im Konzernalltag immer wieder vorkommen, konnten mit der Karos INBOX mit relativ wenig Aufwand umgesetzt und sauber integriert werden.

Damit ist der Abdeckungsgrad über den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung sehr hoch und schafft einen durchgängigen Mehrwert für die Zellstoff Pöls AG