Intelligente Eingangsrechnungslösung zur automatisierten Datenextraktion mit anschließendem Fre­­igabeprozess

Die Walter Bösch GmbH & Co KG hat sich 2021 für unsere intelligente Eingangsrechnungslösung zur automatisierten Datenextraktion mit anschließendem Freigabeprozess entschieden.

Walter Bösch arbeitete bereits mit einem branchenspezifischen ERP-System und hat nach einer passenden Eingangsrechnungslösung gesucht. Bei einem Auswahlverfahren konnte sich die free-com aufgrund der umfangreichen und flexiblen Integrationsmöglichkeiten mit dem bestehenden ERP-System durchsetzen. Mit unserer selbstoptimierenden Lösung wurde der Workflow nun userfreundlich und weitestgehend automatisiert umgesetzt.

Eingehende Rechnungen werden bei Rechnungseingang intelligent ausgelesen. Rechnungen ohne Abweichungen zur Bestellung werden automatisch an die Buchhaltung weitergegeben, nur im Falle einer Abweichung müssen die EinkäuferInnen tätig werden. Die Interaktion wird für sie somit auf ein Minimum reduziert. Buchhalterische Bearbeitungen, zum Beispiel die Anpassung von Steuercodes oder Änderungen in der Kontierung, werden dann in unserer intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche durchgeführt. Da meist nur ein finaler Check zu erledigen ist, hat auch die Buchhaltung nur noch wenige Berührungspunkte bis zur Freigabe.

Die User profitieren hier unter anderem von einem transparenten Workflow, schnellen Kommunikationsfunktionen, der integrierten Prüfung aller Compliance-Richtlinien und gleichzeitiger Dokumentation aller Prozesse. Unsere Lösung ermöglicht des Weiteren eine durchgehende Einsicht in den Status der aktuellen Rechnungen, bei Bedarf können die Rechnungen also jederzeit manuell eingesehen oder kontrolliert werden. User sehen dabei nicht nur den allgemeinen Status, sondern alle weiteren relevanten Informationen, wie zum Beispiel Bezahlpläne und ob die Rechnung gebucht oder bezahlt wurde.

Das Projekt bestand aus zwei Abschnitten. In der ersten Projektphase wurden Rechnungen ohne Bestellbezug umgesetzt, bei diesem Milestone war ein zügiger Go-Live möglich. In der zweiten Projektphase wurden die Rechnungen mit Bestellbezug umgesetzt. Dafür haben wir gemeinsam mit KollegInnen vom ERP-System Oxaion eine Schnittstelle zum Austausch von Rechnungs- bzw. Statusinformationen zwischen den Systemen erarbeitet. Trotz der höheren Komplexität des Abstimmungsprozesses über drei Positionen hinweg hat die Zusammenarbeit hier hervorragend und schnell funktioniert.

Wir haben von Walter Bösch darüber hinaus wertvolles Feedback zur Verbesserung des PDF-Viewers erhalten, dieser kann nun ausgedockt und frei bewegt, z.B. auf einen zusätzlichen Screen gelegt, werden. Damit sind Kontrolle und Vergleich einer Rechnung also noch leichter durchzuführen. Inputs wie dieser helfen uns, unsere Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln und im Sinne unserer Kunden zu optimieren.

Für die Walter Bösch GmbH war es der Wunsch, das Projekt möglichst kompakt und effizient abzuschließen. Aufgrund der dynamischen Zusammenarbeit, geprägt von schneller und kompetenter Kommunikation zu den einzelnen Themen, hat dies außerordentlich gut funktioniert. Ein gelungenes Projekt mit einer ausgezeichneten Zusammenarbeit, für die wir uns bei den KollegInnen von Walter Bösch herzlich bedanken.