Reisekosten- und Spesenabrechnung digital durchführen

Spesen und Reisekostenabrechnung automatisiert verarbeiten

Handy-Foto statt physischem Beleg: mit der elektronischen Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung können Sie Ihre Rechnungen digital einreichen und freigeben lassen. Alle relevanten Daten werden dafür automatisch extrahiert und zusätzlich anfallende Gelder (wie z.B. KM-Geld) in wenigen Klicks kalkuliert. Mit den vorkonfigurierten Freigabeworkflows können Reiseänträge und Abrechnungen anschließend schnell und einfach geprüft werden.

Ortsunabhängige Anträge und Abrechnungen auch von mobilen Devices
Physische Belege werden nicht mehr benötigt
Deutlich effizienterer Prozess bei geringerer Fehleranfälligkeit

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Funktionsweise
Vorteile
Spesenabrechnung
Digitale Reisekostenabrechnung
Reiseanträge
FAQs
Ratgeber

Funktionsweise

Reisekosten- und Spesenabrechnung automatisieren

1. Rechnungen ablegen & automatisch auslesen lassen

Rechnungen per Drag&Drop speichern

Rechnungen, die Sie bei Geschäftsterminen oder auf Ihrer Reise bezahlen, können unmittelbar mit dem Handy abfotografiert und per Mail im Account abgelegt werden. Damit sind sie bereits für die spätere Abrechnung gespeichert und Sie müssen die Belege nicht physisch aufbewahren. PDF-Rechnungen können ganz einfach mittels Drag&Drop hinzugefügt werden.

Die Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und alle relevanten Informationen extrahiert. Wenn Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt sind, können Sie mit den fertig aufbereiteten Daten Ihre Abrechnung digital durchführen.

Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungs- und Reisedaten, u.a. Belegland, Steuersätze, Währung, Brutto- und Nettobeträge, Wechselkurse (mit Datum), Diäten (auf Basis des hinterlegten Kollektivvertrags – gültig in Österreich)
Keine verlorenen Rechnungen mehr
Userfreundliche Benutzeroberfläche

2. Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung digital vorbereiten

Abrechnung digital einreichen

Im zweiten Schritt wird die Reisekosten- bzw. Spesenabrechnung digital vorbereitet. Besteht Anspruch auf KM-Geld, kann dies in einem einfachen Formular berechnet werden. Der User wählt diejenigen Mahlzeiten aus, die bereits in den Rechnungen enthalten sind und trägt individuelle Informationen für die Reise ein (zum Beispiel Zeitraum und Zweck).

Der Antrag wird anschließend zur Freigabe an die nachfolgenden Stellen geschickt. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Kalkulation, sowie der einzelnen Rechnungen aufbereitet im Anhang, stehen jederzeit zur Verfügung.

Userfreundliche Benutzeroberfläche mit einfacher Eingabe und Kontrolle aller Informationen
Responsive Abrechnungsvorlagen spezifisch für die jeweiligen Reisedaten
Deutliche Reduktion von Aufwand und Fehleranfälligkeit

3. Ortsunabhängiger Freigabeworkflow

Digitale Freigabe

Abschließend wird die Spesen Abrechnung bzw. Reisekostenabrechnung digital in einem vorkonfigurierten, flexiblen Workflow von den zuständigen Stellen freigegeben. Alle Informationen und Freigabeschritte werden transparent und übersichtlich in der Oberfläche dargestellt. Der integrierte Chat ermöglicht eine schnelle Kommunikation und Rücksprache.

Automatische Überprüfung von Compliance-Konformität und Travel Policies
Soll-Ist Vergleiche, schnelle Übersicht über Budgets und Auswertung einzelner Parameter (z.B. Zielländer, Gesamtkosten, Anzahl der Reisen)
Userfreundlicher und transparenter Freigabeworkflow mit integriertem Chat

Reiseanträge digital verwalten

Mit unserer Lösung können ebenfalls unkompliziert Reiseanträge erstellt und in wenigen Klicks von den Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden. Eine grobe Schätzung der Plankosten erlaubt den Verantwortlichen größtmögliche Übersicht über alle anfallenden Dienstreisen. Dafür können beispielsweise Reservierungen, Tickets oder zutreffende Spesen im Antrag hinterlegt und abgespeichert werden. Durch die zentrale Verwaltung mit Zugriff aller beteiligten Personen ist eine durchgängige Information und Kommunikation für alle Seiten gegeben. Die Lösung ermöglicht eine flexible Einbeziehung relevanter Personen, wie zum Beispiel Travel Arranger und kann den gültigen Freigabeprozess im Unternehmen abbilden.

Alle Informationen zu geplanten und durchgeführten Dienstreisen sind zentral an einem Ort. Dadurch können Vorgesetzte nicht nur individuelle Dienstreisen leichter bearbeiten, sondern auch Abfragen und Analysen zu bestimmten Parametern der Dienstreisen durchführen, beispielsweise Zielländer, gesamte Reisekosten oder Anzahl der Dienstreisen.

Neben dem Standardworkflow sind die Reiseanträge zusätzlich individualisierbar und der Leistungsumfang erweiterbar. So ist es beispielsweise möglich, Dienstreisen nach Beendigung zu bestätigen und aus dem Antrag in einem Klick eine Abrechnung zu machen. Fallen Dienstreisen regelmäßig an, können Reiseanträge problemlos kopiert und neu eingereicht werden.

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Vorteile

Vorteile der digitalen Reisekosten- und Spesenabrechnung

Ressourcen sparen

Deutlich weniger Aufwand für Antragsstellung und Abrechnungen

Intelligente Automatisierung

Automatische Extraktion relevanter Daten inkl. länderspezifischer Abweichungen

Compliance

Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten

Übersichtlichkeit

Integrierte Chatfunktion für unkomplizierte Kommunikation

Transparenz

Userfreundliche Benutzeroberfläche, zentrale Übersicht über alle Informationen

Spesenabrechnung automatisieren

Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungsdetails, unter anderem der Steuersätze und der jeweiligen Brutto- und Nettobeträge. Unkomplizierte Berechnung des anfallenden KM-Geldes.

Spesen abrechnen mit deutlich weniger Aufwand
Geringere Fehleranfälligkeit bei höherer Transparenz und Übersicht

Business Frau im Zug schaut auf ihr Handy

Reisekostenabrechnung automatisieren

Intelligente Extraktion von allen relevanten Daten, darunter Belegland, Steuersätze und Währung. Wechselkurse, Diäten und KM-Geld werden mit wenigen Klicks automatisch berechnet.

Responsive Abrechnungsvorlagen spezifisch für die jeweiligen Reisedaten
Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten

Reiseanträge digital stellen

Alle Informationen zu geplanten und vergangenen Reisen auf einem Blick, inklusive Kostenschätzungen und Soll-Ist-Vergleiche. Die Analysen auf Basis einzelner Parameter geben wichtige Einblicke.

Unterstützung bei Einhaltung von Travel Policies, z.B. mit Fokus auf nachhaltigen Reisen
Einfache Kontrolle der Vorgesetzten über Reisebudgets

Spesenabrechnung

Digital Spesen abrechnen

Excel-Tabellen, langes Aufbewahren von einzelnen Rechnungen, Drucken, Heften und sonstige langwierige Arbeitsschritte gehören der Vergangenheit an. Mit der automatisierten Spesen Abrechnung werden Belege direkt bei Erhalt fotografiert und mittels Mail im Account zur späteren Bearbeitung hinterlegt. So können Sie unabhängig von Ihrem Schreibtisch und von physischen Belegen jederzeit Ihre Spesen abrechnen.

Übersichtliche Freigabeprozesse und einfache Kommunikationsmöglichkeiten garantieren einen reibungslosen Ablauf von Antragstellung bis zur Freigabe der digitalen Spesenabrechnung durch die Vorgesetzten.

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Digitale Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung automatisiert erstellen

Die automatisierte Reisekostenabrechnung ermöglicht es, unterwegs anfallende Rechnungen schnell und ohne viel Aufwand mittels Foto digital zu hinterlegen. Die Abrechnung wird dann zu einem späteren Zeitpunkt (orts)unabhängig durchgeführt.

Responsive Abrechnungsvorlagen und die automatische Berechnung von Wechselkursen, Diäten und KM-Geldes reduzieren den Aufwand der Reisekostenabrechnung enorm.

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Reiseanträge

Dienstreise zentral organisieren

Alle Informationen zu einer anstehenden Reise, zum Beispiel Reservierungen, Tickets oder anfallende Spesen, sind zentral abrufbar und können schnell von den relevanten Personen eingesehen werden.

Vorgesetzte haben dadurch einen größtmöglichen Überblick über Reisebudgets, Plankosten und sonstige Parameter.

Travel Arranger können eine Reise deutlich leichter organisieren und kommunizieren. Und die MitarbeiterInnen haben den aktuellen Status und alle Unterlagen zur Reise auch von mobilen Devices stets unmittelbar zur Verfügung.

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Integrationen

Nahtlose Integration der digitalen Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung in gängige FIBU/ERP Systeme

Unter anderem:

BMD
DATEV
MS Dynamics 365 Finance&Operations oder Business Central
MS Dynamics NAV
MS Dynamics AX
SAP S/4HANA (Cloud)
SAP Business One
SAP ECC
Sage Office Line
IBM Maximo
Infor
Oxaion

FAQs

Häufige Fragen zur Reisekosten- und Spesenabrechnung

Welche Reisekosten dürfen geltend gemacht werden?

Fahrtkosten, Verpflegungsaufwand, Nächtigungsaufwand und Nebenspesenenthalten. Bei den Fahrtkosten zählen tatsächlich angefallene Kosten (d.h. Tickets, Taxikosten, etc.).

Es muss eine steuerlich geltende Reise von mindestens 25km ab dem Büro (dem „Ort der normalen Tätigkeit“) zur Erledigung betrieblicher/beruflicher Angelegenheiten vorliegen, um Tagesdiäten zu verrechnen. Die Aufenthaltsdauer darf 5 Tage bzw. die Anzahl der Reisen zum gleichen Ort 15x/Jahr nicht überschreiten (ansonsten gilt ein neuer „Mittelpunkt der Tätigkeit“).

Zu den Nebenspesen zählen unter anderem Trinkgelder, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel oder Telefonspesen.

Vgl: https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/betriebseinnahmen-und-ausgaben/reisekosten.html

Wie setzen sich Reisekosten zusammen?

Reisekosten setzen sich aus Fahrtkosten (tatsächlich anfallende Kosten in Form von Tickets, Kilometergeld oder Taxirechnungen), Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern und Nächtigungskosten zusammen.

Welche Angaben müssen in einer Reisekostenabrechnung enthalten sein?

In einer Reisekostenabrechnung müssen folgende Angaben enthalten sein: Datum und Zweck der Reise, Reiseziel, An- und Abreisedaten, Transportmittel, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, sonstige weitere Kosten (Mietwagen, Parken, etc.). Zusätzlich werden die Gesamtkosen und Erstattungsberechtigung angegeben.

Was beinhaltet die Kilometerpauschale bei Dienstreisen?

Das amtliche Kilometergeld beträgt 42ct/KM für PKWs, 24ct/KM für Motorräder und 38ct/KM für Fahrräder. Für Mitfahrer*innen gibt es außerdem 5ct/KM.

Pro Kalenderjahr können maximal 30.000KM steuerfrei ausgezahlt werden.

Vgl.: https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/kraftfahrzeuge/kilometergeld.html

Warum sind Belege bei der Reisekostenabrechnung notwendig?

Belege sind notwendig, um die Ausgaben zu dokumentieren und deren Angemessenheit und den Geschäftsbezug darzulegen. Sie dienen als Nachweis für die tatsächlich angefallenen Kosten und können bei Betriebsprüfungen oder steuerlichen Kontrollen verlangt werden. Bei einer elektronischen Reisekostenabrechnung entsprechen die digitalisierten Belege mit einer revisionssicheren Archivierung den GoB bzw. den erforderlichen gesetzlichen Dokumentationspflichten von Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Spesen?

Spesen stellen die Ausgaben für Verpflegung und andere kleinere Aufwendungen während einer Geschäftsreise dar. Reisekosten umfassen darüber hinaus Transportmittel (Tickets, Mietwagen, KM-Geld, etc.) und Unterkunft.

Wie lange kann man Spesen nachreichen?

Das Zeitfenster, um Spesen einzureichen, hängt von den internen Richtlinien des Arbeitgebers sowie von gesetzlichen Bestimmungen ab. In der Regel sollten Spesen jedoch zeitnah nach der Geschäftsreise eingereicht werden, um eine möglichst reibungslose Abwicklung zu garantieren.

Umso länger Sie für Ihre Reisekosten- oder Spesenabrechnung benötigen, umso höher ist die Gefahr, dass Sie notwendige Belege oder Informationen verlieren. Dieses Problem haben Sie nicht bei einer elektronischen Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung: hier werden die Belege direkt bei Erhalt fotografiert, digitalisiert und im Account für die spätere Abrechnung hinterlegt. Relevante Zusatzinformationen können Sie jederzeit mobil eintragen. Ist Ihre Spesen- oder Reisekostenabrechnung digital, können Sie und weitere relevante Personen darüber hinaus den fertigen Antrag jederzeit mobil abrufen und den Freigabestatus überprüfen.

Wie rechnet man Spesen richtig ab?

Wenn Sie Ihre Spesen abrechnen, sollten Sie alle Ausgaben sorgfältig dokumentiert haben. Dazu gehören die Belege für Verpflegung, Transportmittel und andere Ausgaben während der Reise. Die Abrechnung sollte dann gemäß den Richtlinien des Arbeitgebers und den steuerlichen Vorschriften erfolgen, wobei genau darauf geachtet werden muss, dass nur tatsächlich im Zusammenhang mit der Geschäftsreise angefallene und angemessene Kosten geltend gemacht werden.

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30.01.2024