Reisekostenabrechnungen

Wie oft haben Sie Zeit, Rechnungen auszudrucken, manuell abzuschreiben, zu tackern, weiterzugeben…? Eben.

free-com hat für die Reisekostenabrechnung eine viel einfachere, zeit- und kosteneffizientere Lösung entwickelt: smartTravel. Die Spesenabrechnung erfolgt dabei digital und kann von allen Beteiligten (orts)unabhängig bearbeitet werden. Rechnungen können unmittelbar bei Entgegennahme fotografiert und per Mail im eigenen Account hinterlegt werden. Somit sind die Belege unverzüglich abgelegt und für die weitere Verarbeitung nach Rückkehr an den Arbeitsplatz gespeichert. Übersichtliche Freigabeprozesse und einfache Kommunikationsmöglichkeiten garantieren anschließend einen reibungslosen Ablauf von Antragstellung bis zur Freigabe durch die Vorgesetzten.

Highlights:

  • Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten
  • Unkomplizierte Einspielung der (fotografierten) Rechnungen via Mail oder Drag&Drop
  • Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungs- und Reisedaten
  • Responsive Abrechnungsvorlage spezifisch für die jeweiligen Reisedaten für Übersichtlichkeit, geringe Fehleranfälligkeit
  • Userfreundliche Bedienung und vorkonfigurierte Freigabeworkflows
  • Integrierte Chatfunktion für unkomplizierte Kommunikation
Spesenabrechnung übersichtliche to Do Liste mit allen Abrechnungen, Vorschau der Webansicht

smartTravel: Reisekostenabrechnung digital und ohne viel Aufwand

Analoge Rechnungen werden mit dem Smartphone fotografiert und per Mail an smartTravel versendet, digitale Rechnungen können ganz einfach per Drag&Drop eingefügt werden. smartTravel liest anschließend alle relevanten Daten dieser Rechnungen aus, darunter Belegland, Steuersätze, Währung, Brutto- und Nettobeträge. Wechselkurse sind hinterlegt und können mittels Auswahl des Datums berechnet oder bei abweichenden Beträgen manuell korrigiert werden.

Fallen Diäten an, werden diese automatisch auf Basis des für den User hinterlegten Kollektivvertrags (Österreich) berechnet. Der User wählt lediglich diejenigen Mahlzeiten aus, die bereits in der Abrechnung enthalten sind und trägt außerdem die individuellen Informationen für seine Reise ein (Reisezeitraum, Zweck, etc.). Besteht Anspruch auf KM- Geld, kann dies in einem einfachen Formular berechnet werden. Der Antrag wird anschließend zur Freigabe an die nachfolgenden Stellen geschickt. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Kalkulation, sowie der einzelnen Rechnungen aufbereitet im Anhang, stehen in smartTravel jederzeit zur Verfügung.

Und so funktioniert es

Reiseanträge

In wenigen Klicks zum Reiseantrag inklusive Kostenschätzung

Mit unserer Lösung können unkom­pliziert Reiseanträge erstellt und in wenigen Klicks von den Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden. Eine grobe Schätzung der Plankosten erlaubt den Verantwortlichen größtmögliche Übersicht über alle anfallenden Dienstreisen. Dafür können beispielsweise Reservierungen, Tickets oder zutreffende Spesen im Antrag hinterlegt und abgespeichert werden. Durch die zentrale Verwaltung mit Zugriff aller beteiligten Personen ist eine durchgängige Information und Kommunikation für alle Seiten gegeben. Die Lösung ermöglicht eine flexible Einbeziehung relevanter Personen, wie zum Beispiel Travel Arranger und kann den gültigen Freigabeprozess im Unternehmen abbilden.

Highlights:

  • Aktuelle Informationen für alle Beteiligten zentral abrufbar
  • Kontrolle der Vorgesetzten über Reisebudgets
  • Übersicht über vergangene und künftige Reisen der MitarbeiterInnen
  • Einhaltung von Travel Policies, z.B. mit Fokus auf nachhaltiges Reisen
  • Soll-Ist Vergleich zwischen Antrag und Abrechnung möglich
Vorschau smartWorkflow Reiseanträge digital stellen am Laptop

Organisation und Kommunikation zur Dienstreise bequem, übersichtlich und ohne unnötigen Aufwand

Alle Informationen zu geplanten und durchgeführten Dienstreisen sind zentral an einem Ort. Dadurch können Vorgesetzte nicht nur individuelle Dienstreisen leichter bearbeiten, sondern auch Abfragen und Analysen zu bestimmten Parametern der Dienstreisen durchführen, beispielsweise Zielländer, gesamte Reisekosten oder Anzahl der Dienstreisen.

Neben dem Standardworkflow sind die Reiseanträge zusätzlich individualisierbar und der Leistungsumfang erweiterbar. So ist es beispielsweise möglich, Dienstreisen nach Beendigung zu bestätigen und aus dem Antrag in einem Klick eine Abrechnung zu machen. Fallen Dienstreisen regelmäßig an, können Reiseanträge problemlos kopiert und neu eingereicht werden.

Und so funktioniert es

Spesenabrechnung übersichtliche to Do Liste mit allen Abrechnungen, Vorschau der Webansicht
Spesenabrechnung

Wie oft verlieren Sie Ihre Rechnungen, bevor Sie zu einer Spesenabrechnung kommen?

Sie können Ihre Ausgaben stattdessen auch digital abrechnen – unkompliziert, zeitsparend und weitestgehend automatisiert – für minimalen, eigenen Arbeitsaufwand. Für Spesenabrechnungen gibt es jetzt eine deutlich effizientere und unkompliziertere digitale Methode: smartExpense. Die Spesenabrechnung erfolgt dabei digital und kann von allen Beteiligten (orts)unabhängig bearbeitet werden. Rechnungen können unmittelbar bei Entgegennahme fotografiert und per Mail im eigenen Account hinterlegt werden. Somit sind die Belege unverzüglich für die spätere Abrechnung abgelegt und gespeichert. Übersichtliche Freigabeprozesse und einfache Kommunikationsmöglichkeiten garantieren einen reibungslosen Ablauf von Antragstellung bis zur Freigabe durch die Vorgesetzten.

Highlights:
  • Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten
  • Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungsdetails: Steuersätze und jeweilige Brutto- und Nettobeträge
  • Eingebettete Chatfunktion zur schnellen Kommunikation
  • Übersichtlichkeit, userfreundliche Anwendung, Gesamtüberblick

smartExpense: die digitale Spesenabrechnung in wenigen Schritten

Analoge Rechnungen werden mit dem Smartphone fotografiert und per Mail an smartExpense versendet, digitale Rechnungen können ganz einfach per Drag&Drop eingefügt werden. smartExpense liest anschließend alle relevanten Daten dieser Rechnungen aus, darunter Belegland, Steuersätze, Währung, Brutto- und Nettobeträge.

Der User trägt die individuellen Informationen für seine Abrechnung ein und kann die Höhe des KM-Geld berechnen lassen. Der Antrag wird anschließend zur Freigabe an die nachfolgenden Stellen weitergesendet. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Kalkulation, sowie der einzelnen Rechnungen aufbereitet im Anhang, stehen in smartExpense jederzeit zur Verfügung.

Und so funktioniert es

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