Unternehmen sind laufend mit einer Vielzahl an Rechnungen konfrontiert. Diese müssen in die Buchhaltung eingegliedert und über eine lange Zeit hinweg aufbewahrt werden. Wer die Rechnungsbearbeitung noch analog durchführt, hat mit allerlei Nachteilen zu kämpfen. Neben dem Zeitaufwand und den hohen Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung ist vor allem der langwierige, intransparente Freigabeprozess ein Problem. 

Dabei gehört die analoge Verarbeitung von Rechnungen eigentlich schon lange der Vergangenheit an. Viele Unternehmen erhalten bereits überwiegend digitalisierte Rechnungen im PDF-Format und es liegt nahe, sie ohne Medienbruch in digitaler Form weiterzuverarbeiten. Natürlich können auch auf Papier eingehende Rechnungen digitalisiert werden, indem sie eingescannt und anschließend den Vorgängen im PC zugeordnet werden. Dies kann zum Beispiel durch Abfotografieren oder mit einem klassischen Scanner erfolgen. In beiden Fällen kann man die Rechnungen automatisch einlesen, die relevanten Rechnungsdaten extrahieren und in einem digitalen Workflow weiterverarbeiten. Die Rechnungen können mit einer Buchhaltungssoftware übersichtlich gespeichert und zugeordnet werden.

Rechnungseingang digitalisieren - in drei einfachen Schritten

1. Smarter Rechnungseingang

Mit KI zur intelligenten Eingangsrechnungsverarbeitung

  • Automatisch die eingehenden Rechnungen auslesen und alle relevanten Daten extrahieren
  • Verarbeitung aller gängigen Formate, u.a. PDF, XRechnung, PDF
  • Eine manuelle Rechnungskontrolle wird (nur) bei unklaren Fällen vorgeschlagen
Zum Rechnungseingang

Der smarte Freigabeworkflow

  • Maßgeschneiderter Freigabeprozess angepasst an Ihre Anforderungen
  • Userfreundlich und in allen Schritten transparent
  • Multimandantenfähig, Compliance-konform, auch von mobilen Devices
Zur flexiblen Freigabe

3. Automatische Buchung

Automatische Rechnungsverarbeitung abschließen

  • Rechnungsdaten werden nahtlos im ERP- oder FIBU-System verbucht
  • Revisionssichere Archivierung mitsamt Auditbericht zur Unterstützung gesetzlicher Dokumentationspflichten
Zur Verbuchung

Und so funktioniert es

Live-Demo Termin vereinbaren

Digitale Rechnungsverarbeitung

Durch den Einsatz von Machine Learning lernt unser System beim Auslesen der Rechnungen stets dazu und muss nicht lange auf verschiedene Rechnungslayouts trainiert werden. Das schafft Zeit, sich anderen Dingen zu widmen. Eine weitere Besonderheit unserer Lösung ist das Auslesen strukturierter Formate wie EDIFACT, oder ZUGFeRD. Die eingegangene elektronische Rechnung kann ganz einfach sofort weiterverarbeitet werden und direkt an Freigabestellen oder die Buchhaltung weitergeleitet werden. Dort kann die zuständige Person die notwendigen Informationen mit der Rechnung verbinden und sofort buchen.

Das Ziel solcher E-Rechnungen ist die Automatisierung der Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung von Rechnungen. In Österreich sind elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen seit dem 1. Januar 2013 gleichgestellt, in Deutschland gilt die Regelung bereits seit dem 1. Juli 2011. Digitale Rechnungen enthalten identische Informationen wie herkömmliche Rechnungen und müssen die Ansprüche des Finanzamts erfüllen. Das heißt, alle Rechnungsmerkmale und Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein. Zudem gilt auch hier die 7-jährige (in Deutschland 10-jährige) Aufbewahrungspflicht. Durch die Archivierung digitaler Rechnungen in elektronischer Form wird viel Geld gespart, sowie einiges an Lagerplatz freigegeben, da die Papierablage entfällt.

Vorteile elektronischer Rechnungsverarbeitung

Mit dem Digitalisieren der Rechnungen sind natürlich auch ein paar Schwierigkeiten zu meistern, vor allem am Anfang beim Umstellen der Prozesse. So ist man von der Technik bzw. von Strom, Servern und Leitungen abhängig, muss vor allem bei sensiblen Daten auf Datensicherheit achten und braucht genug Speicherplatz und die passende Infrastruktur. Mit dem richtigen Prozessablauf können die Vorteile allerdings optimal ausgeschöpft werden und überwiegen die Schwierigkeiten einer Änderung bei Weitem:

  • Effizienzsteigerung, Transparenz im Freigabeprozess
  • Platzeinsparungen durch digitale Archivierung
  • Zeiteinsparungen durch einfache Ablage & Abläufe, Bearbeitung und Wiederauffindbarkeit
  • Kostenersparnis
  • Ortsunabhängigkeit, da der Zugriff von überall möglich ist
  • Schutz vor Datenverlust durch Sicherung über ein Back-up oder in der Cloud
  • Nutzung von Skonti oder anderer Frühzahlerrabatte durch automatisierte, schnelle Workflows
Persönlichen Termin vereinbaren

Die Umsetzung des Projektes hat allen Beteiligten sehr viel Spaß gemacht und durch die benutzerfreundliche und äußerst moderne Softwarelösung war die Einführung für unsere Mitarbeiter ohne viel Schulungsaufwand und Rückfragen möglich. Wir konnten rasch direkt in den Austausch gehen und haben einen Step-By-Step-Approach gewählt, bei dem alle Beteiligten von Anfang an involviert waren. Das hat ausgezeichnet funktioniert und die Kollegen von free-com waren ein höchst lösungsorientierter Counterpart.

Eingangsrechnungen digitalisieren mit einer Software hat viele Vorteile

Compliance

  • Vollständige Dokumentation des gesamten Workflows inkl. Auditbericht für die revisionssichere Archivierung
  • Einhaltung der gesetzlichen Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens
  • Geringere Bearbeitungszeiten durch automatische Rechnungsverarbeitung, effizienten Workflow zur Rechnungsfreigabe und nahtlose Verbuchung
  • Rechtzeitige Einhaltung von Skonto-Fristen

Microsoft 365 und Teams Integration

  • Nahtlose Integration in Ihre Microsoft 365 Umgebung
  • Single SignOn
  • Integration in MS Teams ermöglicht Freigabe von Rechnungen direkt in der Teams Oberfläche

Unabhängig von ERP und Archiv

  • Flexible, fokussierte Lösung statt überfrachtetes DMS oder holpriges ERP Add-On
  • Lösung von einem Team, dass sich dem komplexen Thema Eingangsrechnungsverarbeitung verschrieben hat
  • Lösung, die bereits jetzt sowohl klassische Papier- und PDF-Rechnungen, als auch Formate der Zukunft (EDI, ebInterface, XRechnung, etc.) verarbeiten kann
  • Nahtloser Umstieg möglich

Ehrlicher Fokus auf dem User

  • Userfreundlich und übersichtlich, ohne langwierige Einschulungen
  • Lösung mit einem ehrlichen Fokus auf den User
Whitepaper

Die E-Rechnung

Formate und Trends der elektronischen Rechnungslegung unter Berücksichtigung rechtlicher Aspekte in Österreich, Deutschland und der Schweiz.

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Sie arbeiten mit SAP?

Spezifische Informationen finden Sie auf unserer SAP Produktseite:

Digitale Eingangsrechnung mit SAP

Gestern bekam ich durch Eure Demo einmal den kompletten Entwicklungsstand vorgeführt. Und ich muss sagen: WOW!!! ... ich denke doch, dass ihr den aktuell besten Elektronischen Eingangsrechnungs-Workflow auf diesem Planeten geschaffen habt!

— aus unserem Mail Postfach

E-Rechnung mit KI

1. Eingangsrechnungen digitalisieren & Rechnungen automatisch einlesen

smart INVOICE ist der erste Schritt, wenn Sie ihren Rechnungseingang digitalisieren möchten. Basierend auf den Ansätzen von künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist es in der Lage, die relevanten Rechnungsdaten (Kopf und Positionsdaten) aus einer digitalisierten Rechnung (Scan oder PDF) zu extrahieren – und zwar ohne das exakte Layout der Rechnung vorher zu kennen. Die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege wird daher nach kurzer Zeit vollständig erkannt und automatisch ohne Userinteraktion an das Folgesystem weitergegeben. Bei jeder Rechnungsbearbeitung und -analyse werden auch alle rechtlich relevanten Rechnungsmerkmale sowie die Konsistenz der Beträge geprüft.

Sie können mit der Lösung alle Eingangsrechnungen verwalten und verarbeiten, unabhängig davon, ob die Rechnung zunächst als Papierrechnung vorliegt und gescannt wird, oder bereits digital als PDF per Mail eingegangen ist. Wird die Rechnung als PDF empfangen, reduziert sich der Aufwand auf der Empfängerseite nochmals, weil der Vorgang des Scannens und damit verbundene potenzielle Probleme komplett entfallen.

  • Unkompliziert Rechnungen digitalisieren und ohne Medienbruch verarbeiten
  • Automatische Rechnungsverarbeitung aller gängigen e-Rechnungsformate wie z.B. eb-Interface, XRechnungen, ZUGFeRD, sowie PDF und Papier (Scan)
  • Rechnungen automatisch einlesen ohne langwieriges Training
  • Integrierte Compliance Prüfung
  • Verarbeitung von internationalen Rechnungen
  • Selbstlernendes System
Demo anfordern
Automatisiertes Auslesen der Rechnungsdaten, Vorschau am Laptop
Vorschau Freigabe Rechnungen direkt in der Mail
Smarte Freigabeprozesse

2. Digitale Rechnungsfreigabe mit Mehrwert

Mit smartWorkflow erhalten Sie eine Lösung, die einen digitalen, flexiblen und mehrstufigen Freigabeprozess für die Rechnungen in Ihrem Unternehmen ermöglicht. Die intuitive Benutzeroberfläche und integrierte Anzeige der Rechnung macht es den Usern sehr einfach, alle notwendigen Informationen im Blick zu haben. Darüber hinaus sind unterschiedliche Freigabelimits und eine Stellvertreterregelung konfigurierbar.

Die Kommunikation zur Rechnung erfolgt direkt in einem Chat-Fenster, wodurch eine schnelle Beantwortung aller Fragen gewährleistet wird und zusätzlich Rückfragen bei Personen möglich werden, die nicht standardisiert im Workflow integriert sind.

Auch um den gesetzlichen Compliance Anforderungen gerecht zu werden unterstützt unsere Lösung Ihr Unternehmen. In einem übersichtlichen Auditbericht werden automatisch alle Informationen und Freigabeschritte für jede einzelne Rechnung dokumentiert und zusammengefasst. Dieses PDF kann gemeinsam mit der Rechnung revisionssicher archiviert werden, um damit den Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahren nachzukommen.

Die Rechnungsfreigabe Software ist multimandantenfähig und Freigaben können, dank der Unterstützung mobiler Devices, auch von unterwegs erfolgen. Optional kann smartWorkflow auch um maßgeschneiderte Features und kundenspezifische Logiken erweitert werden.

  • Automatische Kontierungsvorschläge für Sachrechnungen
  • Splits von Rechnungsbeträgen einfach erfassen
  • Inline Berechnungen direkt in den Betragsfeldern
  • Volle Transparenz im Freigabeprozess
  • Unterstützung bei Dokumentationspflichten
Demo anfordern
Abschließende Verarbeitung

3. Eingangsrechnungen im ERP buchen und revisionssicher archivieren

Nachdem im Workflow alle, für eine vollständige Buchung notwendigen, Informationen gesammelt wurden, ist der finale Schritt nun die Verbuchung im ERP. Auch die Rechnung selbst kann nach erfolgter Buchung samt Auditbericht revisionssicher archiviert werden.

Demo anfordern
Vorschau smartWorkflow Aufgabenliste im Freigabeprozess am Laptop

Auch als SaaS-Lösung aus der Cloud möglich

Die smarte Eingangsrechnung aus der Cloud

Als Cloud-Lösung ist es nochmals einfacher, eingehende Rechnungen digital zu verarbeiten. Ohne Installation, aber voll integriert in Ihre Umgebung lohnt sich der Einsatz bereits ab etwa 10 Rechnungen pro Tag. Die Rechnungen werden in der Cloud ausgelesen und direkt an Ihre Schnittstelle übermittelt. Eine Integration ist mit allen gängigen FIBU-Systemen möglich, unter anderem BMD, DATEV, Dynamics 365 oder BC, SAP S/4 Hana (Cloud). Dabei wird auf genau geprüfte europäische Rechenzentren zurückgegriffen, um maximale Datensicherheit zu gewährleisten. Ein Umstieg auf eine On Premise Lösung ist jederzeit möglich, somit behalten Sie zu jedem Zeitpunkt die volle Flexibilität und können den für Sie effizientesten Weg wählen.

Die Vorteile im Überblick

  • Ganz nach Ihren Bedürfnissen skalierbar: von 10 bis 1000+ Rechnungen/Tag 
  • Sehr effizient bereits bei kleiner Anzahl an Rechnungen/Tag
  • Ohne Installation, voll integriert in Ihre Umgebung
  • Integration in alle gängigen FIBU-Systeme
  • Flexibel anpassbar, Umstieg auf On Premise jederzeit möglich
  • Mit allen Vorteilen der On Premise Lösung: Verarbeitung aller bekannten (e-)Rechnungsformate, Compliance, Userfreundlichkeit, uvm.!
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