Workflow Rechnungseingang & Freigabe

Der Workflow für Eingangsrechnungen startet zunächst mit einer formellen und einer sachlichen Prüfung. Bei der formellen Prüfung wird sichergestellt, dass die Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen formalen Kriterien erfüllt, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit (siehe GoB). Zudem müssen die oben genannten Angaben vollständig auf der Rechnung enthalten sein. Ein automatisierter Rechnungseingang kann diese Punkte weitestgehend selbstständig prüfen und Auffälligkeiten markieren.

Die sachliche Prüfung bezieht sich inhaltlich auf die Richtigkeit der Forderungen, den zugrundeliegenden Gütern/Dienstleistungen und der richtigen Berechnung aller Beträge. Ist diese Prüfung positiv, so kann die Rechnung von den zuständigen Abteilungen bzw. Personen kontrolliert und freigegeben werden. Ein elektronischer Rechnungsworkflow kann diesen Freigabeprozess erleichtern und beschleunigen. Die Buchhaltung nimmt anschließend die Kontierung vor, bucht die Eingangsrechnung in jeweiligen ERP- oder FIBU-System und erteilt die Zahlungsfreigabe.

Der Workflow zum Rechnungseingang umfasst grundsätzlich den gesamten Prozess rund um Erfassung, Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen im Unternehmen. Es wird dabei definiert, welche Abteilung welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge erfüllen muss, darunter unter anderem Prüfung, Genehmigung, Freigabe, Kontierung, Buchung und auch die anschließende Archivierung einer Rechnung, sowie die gesetzliche vorgeschriebene vollständige Dokumentation all dieser Schritte. Im Gegensatz zur manuellen Rechnungsbearbeitung ermöglicht die Digitalisierung des Rechnungseingangs einen durchgehend digitalen Prozess, der ortsunabhängig und flexibel, auch zum Beispiel von mobilen Devices, durchgeführt werden kann. Digitalisierte Rechnungen (PDF, XML oder Scans) werden dabei KI-gestützt automatisiert ausgelesen und die Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung an eine Rechnungsfreigabe Software weitergegeben.

Zum Vorsteuerabzug berechtigende elektronische Rechnungen müssen drei Voraussetzungen erfüllen:

1) Die Echtheit der Herkunft, das heißt: Sicherheit der Identität von Leistungserbringer*in oder Rechnungsaussteller*in
2) Unversehrtheit des Inhalts, das heißt: die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben wurden nicht geändert und
3) Lesbarkeit, das heißt: für Menschen sind sie inhaltlich erfassbar und verständlich.

Unternehmer*innen können selber entscheiden, mithilfe welcher Herangehensweise sie diese drei Voraussetzungen erfüllen möchten. Wichtig ist, dass ein verlässlicher Prüfpfad es ermöglicht, die Verbindung zwischen der elektronischen Rechnung und der zugrundeliegenden Lieferung/Dienstleistung nachvollziehbar herzustellen und so zu überprüfen, ob der Zahlungsanspruch auch zu Recht besteht.

Werden diese Punkte beachtet, so sind elektronische Rechnungen vom Finanzamt ebenso anerkannt wie herkömmliche Papierrechnungen.

Ja, unsere Lösung wird auch bereits in weiteren EU Ländern sowie in der Schweiz eingesetzt. Wir stellen Ihnen gerne Referenzprojekte vor.