Der elektronische Rechnungsworkflow und seine 5 Kernprozesse

Der automatisierte Rechnungseingang liest digitale Rechnungen oder Scans KI-gestützt  aus und extrahiert dabei alle relevanten Daten. Das selbstlernende System benötigt dabei kein vorhergehendes Training auf verschiedene Layouts. Es folgt ein ausschließlich elektronischer Rechnungsworkflow.

Zum automatisierten Eingang

Die Rechnung wird bereits im ersten Schritt automatisch auf ihre formalen Merkmale, d.h. auf das Vorhandensein der zum Vorsteuerabzug berechtigenden Kriterien geprüft. Im weiteren Freigabeworkflow muss die Rechnung von den zuständigen Personen zudem sachlich, d.h. inhaltlich auf die Richtigkeit der Forderung, geprüft werden.

Zur Prüfung

Im Workflow erfolgen Genehmigung und Freigabe der Eingangsrechnung durch die jeweils zuständigen Stellen. Wichtig ist hier ein übersichtlicher und gut dokumentierter Ablauf, um das innerbetriebliche Steuerungsverfahren optimal zu unterstützen. Mehrstufige, multimandantenfähige Lösungen mit kundenspezifischen Logiken und ausreichend Flexibilität ermöglichen einen reibungslosen Ablauf.

Zu Genehmigung und Freigabe

Vorschläge zur Kontierung erfolgen bereits bei der Datenextraktion. Um die Rechnungsfreigabe abzuschließen, wird in diesem Schritt die Kontierung lediglich überprüft und bestätigt. Der Beleg wird im anschließenden ERP- / FIBU System gebucht.

Zur Kontierung und Buchung

Die Eingangsrechnungen werden abschließend gemeinsam mit der Verfahrensdokumentation in einem dafür geeigneten Archivsystem revisionssicher und für die erforderlichen Aufbewahrungsfristen digital archiviert.

Zur revisionssicheren Archivierung

Und so funktioniert es

Diese Vorteile hat ein elektronischer Rechnungsworkflow

Immer den Überblick bewahren

  • Integrierte Anzeige der Rechnung
  • Direkte Chat- und Kommunikationsmöglichkeit mit Mentions, Benachrichtigungen
  • Status Quo und nächste Schritte zusammengefasst
  • Intuitive Benutzeroberfläche

Kundenspezifische Logiken

  • Um kundenspezifische Logiken und maßgeschneiderte Features erweiterbar
  • Workflow, Freigabelimits, Stellvertreterregelungen, etc. unkompliziert anpassen
  • Mit dem Input unser Kunden laufend erweitert

Flexibel aus der Cloud

  • Mit der Cloud Lösung unkompliziert skalierbar von 10 bis 10.000+ Rechnungen/Tag
  • Ohne Installation, aber voll integriert in Ihre Umgebung
  • Effizient bereits ab einer kleinen Anzahl an Rechnungen
  • Sicher aus europäischen Rechenzentren

Vielseitig einsetzbar

  • Integration in alle gängigen FIBU Systeme, zum Beispiel BMD, DATEV, Dynamics 365 / BC, SAP S/4 Hana (Cloud), etc.
  • Verarbeitung aller aktuell verbreiteten Rechnungsformate: ebInterface, XRechnung, EDI, etc.

Unkompliziert erreichbar

  • Rechnungen ortsunabhängig auch von mobilen Devices unkompliziert freigeben
  • Nahtlose Integration in Microsoft 365 Umgebung / MS Teams, Freigabe von Rechnungen direkt aus der Teams Oberfläche möglich
  • Single SignOn

Effiziente und sinnvolle Automatisierung

  • Reduktion von Zeit- und Kostenaufwand, mehr Zeit für Wichtigeres
  • Keine Skonto-Fristen mehr verpassen
  • Geringere Fehleranfälligkeit im gesamten Prozess
Erfassung

1. Automatisierter Rechnungseingang

Digitalisierte Rechnungen (PDF oder Scans) werden mithilfe den Ansätzen von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning automatisiert ausgelesen. Dabei werden alle relevanten Kopf- und Positionsdaten extrahiert, ohne zuvor das spezifische Layout zu trainieren. Das System ist selbstoptimierend und lernt mit jedem Vorgang zusätzlich dazu.

Nach erfolgter Datenextraktion können Rechnung und der entsprechende Eintrag in der Benutzeroberfläche aufgerufen werden. Dort sind auf einem Blick neben der integrierten Anzeige der Rechnung die extrahierten Kopf- und Detaildaten aufzufinden, sowie eine Workflow Historie zur besseren Nachverfolgung der anstehenden Freigabeschritte inkl. aller zuständigen Personen. Automatisch erstellte Kontierungsvorschläge für Sachrechnungen, die das System mit jeder Eingabe noch besser lernt, sind bereits enthalten. Vorkontierung und extrahierte Daten können manuell bearbeitet werden, so können Beträge beispielsweise gesplittet, Steuercodes angepasst oder Rechnungen bestimmten Abteilungen zugeordnet werden.

  • Verarbeitung gängiger E-Rechnungsformate, darunter PDF, XRechnung, Scans
  • Verarbeitung von internationalen Rechnungen
  • Auslesen von verschiedenen Zahlungsbedingungen, Skonto-Fristen
  • Übersichtliche Benutzeroberfläche mit allen offenen Tasks
  • Unkompliziert Rechnungseingang digitalisieren und ohne Medienbruch alle Eingangsrechnungen digital verarbeiten
Persönliches Gespräch vereinbaren
Automatisiertes Auslesen der Rechnungsdaten, Vorschau am Laptop
Vorschau Freigabe Rechnungen direkt in der Mail
Prüfung

2. Formelle und sachliche Prüfung

Die intelligente Datenextraktion umfasst eine Compliance Prüfung und überprüft nicht nur rechtlich relevante Rechnungsmerkmale, sondern ebenso die Konsistenz der Beträge. Damit sind wichtige Schritte zur Prüfung der Rechnungen bereits erledigt. Das System ist imstande, nach kurzer Zeit eine Mehrzahl der Rechnungen vollständig zu erkennen und automatisch ohne Userinteraktionen an das Folgesystem weiterzugeben. Nur bei Auffälligkeiten werden die Rechnungen zur manuellen Kontrolle markiert.

Die Rechnungen werden in den weiteren Workflow Schritten vom jeweiligen User zudem sachlich, d.h. inhaltlich auf Richtigkeit der einzelnen Beträge bzw. offenen Forderungen geprüft.

  • Integrierte Compliance Prüfung beim Auslesen der Rechnungen
  • Automatisierung eines Großteils der erforderlichen Kontrollen
  • Unterscheidung zwischen Bestellungen mit bzw. ohne Bestellbezug und Start des jeweils entsprechenden Freigabe Workflows
Persönliches Gespräch vereinbaren
Workflow Rechnungsfreigabe

3. Genehmigung und Freigabe

Der anschließende, kundenspezifisch vorkonfigurierte Freigabeprozess ist multimandantenfähig, mehrstufig und flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Unter anderem die direkte Chatfunktion mit Mentions, automatisierte Erinnerungen an wichtige Deadlines per Mail, oder das Hinzufügen von zusätzlichen Personen garantieren einen übersichtlichen und effizienten Ablauf. Für maximale Flexibilität sind Freigaben auch von mobilen Devices, als Mail Freigabe und als Massenfreigaben möglich. Darüber hinaus können Freigabelimits und Stellvertreterregelungen definiert werden.

Für die gesetzlich geregelte Dokumentationspflicht ist es wichtig, alle Schritte des Freigabeprozesses zu dokumentieren und gemeinsam mit der Rechnung zu archivieren. Der gesamte Freigabeprozess wird deswegen dokumentiert und ein entsprechender Auditbericht bereitgestellt.

  • Massenfreigabe für alle offenen Task pro Seite möglich, wenn dieser Workflow-Schritt zuvor als massenfreigabefähig definiert wurde
  • Freigaben direkt aus der Benachrichtigungs-Mail heraus möglich
  • Freigaben auf Positionsebene
  • Reklamationsfeature
  • Integration von abhängigen Dimensionen
  • Übersichtliche Integration der gesamten Workflow Historie mit aktuellem Stand und noch ausstehenden Schritten
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Vorschau smartWorkflow Aufgabenliste im Freigabeprozess am Laptop
Dox42 Vorschau der Anwendung
Verbuchung

4. Kontierung und Buchung

In der Kontierung legt die Buchhaltung schließlich fest, auf welchen Konten die Belege gebucht werden sollen. Kontonummer und Kostenstelle, Rechnungsnummern, Daten und Buchungsvermerke werden angeführt. Zur Unterstützung lernt das System die jeweils angewendeten Kontierungen smart mit und bringt entsprechende Kontierungsvorschläge ein. Oftmals muss die Buchhaltung diese Vorschläge nur noch bestätigen.

Der elektronische Rechnungsworkflow ermöglicht eine nahtlose Buchung der Belege in das jeweils verwendete FIBU- oder ERP-System, u.a. BMD, DATEV, Dynamics 365 / BC oder SAP S/4 Hana (Cloud).

  • Automatische Kontierungsvorschläge für Sachrechnungen
  • Splits von Rechnungsbeträgen einfach erfassen
  • Nahtlose Buchung in nachfolgende ERP- und FIBU- Systeme
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Digitale Archivierung

5. Revisionssichere Archivierung

Ab Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (in Österreich 7 Jahre) müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit einer Rechnung (siehe GoB) sichergestellt werden. Eine urschriftsgetreue Wiedergabe ist nicht erforderlich. Die Rechnungen müssen gemeinsam mit der Dokumentation des Prüfpfades (Freigabeprotokolle) revisionssicher archiviert werden.

  • Archivierung im eigenen M365 Tenant oder in einem anderen geeigneten Archivsystem
  • Ablage der Rechnungen inklusive der erforderlichen Verfahrensdokumentation (Auditberichte)
Persönliches Gespräch vereinbaren
Dox42 Vorschau der Anwendung

Wichtige Compliance Aspekte der Lösung

Der digitale Rechnungsworkflow dokumentiert automatisch jeden Schritt im Verarbeitungsprozess mit und unterstützt so optimal das innerbetriebliche Steuerungsverfahren bzw. die Dokumentationspflichten laut GoB. Grundsätzlich müssen alle relevanten Rechnungen inklusive der Freigabedokumentation (Prüfpfad) unter Sicherstellung aller Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit über die verpflichtende Zeit (in Österreich 7 Jahre) revisionssicher aufbewahrt werden. Dafür sind Speichersysteme notwendig, die über die notwendigen Compliance Features verfügen, zum Beispiel die Records Management Features von Microsoft SharePoint Online.

  • Automatische Erstellung von Auditberichten zur Unterstützung der Dokumentationspflichten
  • Revisionssichere Archivierung der Rechnungen gemeinsam mit den Auditberichten digital u.a. mit Microsoft SharePoint Online möglich
  • Durchgängig elektronischer Verarbeitungsprozess der Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen
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FAQs Digitale Eingangsrechnung

*Die Informationen stellen keine verbindliche Rechtsauskunft oder Rechtsberatung dar. Bitte lassen Sie sich bei Bedarf individuell juristisch beraten.

Eine Eingangsrechnung muss unbedingt folgende Angaben beinhalten:

  • Name und Anschrift von Leistungsempfänger*in und Rechnungssteller*in
  • Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Liefertermin/Leitungszeitpunkt
  • Art/Umfang/Anzahl der Leistung
  • Nettobeträge
  • Umsatzsteuer oder deren Befreiung
  • sowie Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Rechnungssteller*in.

Die Richtigkeit dieser Angaben sollte bereits zum Start des Workflows zur Rechnungsfreigabe geprüft werden, um etwaige Fehler oder notwendige Änderungen zeitnah mit der/dem betreffenden Lieferant*in zu klären und eine neue Rechnung zu erhalten.

Der Workflow für Eingangsrechnungen startet zunächst mit einer formellen und einer sachlichen Prüfung. Bei der formellen Prüfung wird sichergestellt, dass die Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen formalen Kriterien erfüllt, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit (siehe GoB). Zudem müssen die oben genannten Angaben vollständig auf der Rechnung enthalten sein. Ein automatisierter Rechnungseingang kann diese Punkte weitestgehend selbstständig prüfen und Auffälligkeiten markieren.

Die sachliche Prüfung bezieht sich inhaltlich auf die Richtigkeit der Forderungen, den zugrundeliegenden Gütern/Dienstleistungen und der richtigen Berechnung aller Beträge. Ist diese Prüfung positiv, so kann die Rechnung von den zuständigen Abteilungen bzw. Personen kontrolliert und freigegeben werden. Ein elektronischer Rechnungsworkflow kann diesen Freigabeprozess erleichtern und beschleunigen. Die Buchhaltung nimmt anschließend die Kontierung vor, bucht die Eingangsrechnung in jeweiligen ERP- oder FIBU-System und erteilt die Zahlungsfreigabe.

Der Workflow zum Rechnungseingang umfasst grundsätzlich den gesamten Prozess rund um Erfassung, Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen im Unternehmen. Es wird dabei definiert, welche Abteilung welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge erfüllen muss, darunter unter anderem Prüfung, Genehmigung, Freigabe, Kontierung, Buchung und auch die anschließende Archivierung einer Rechnung, sowie die gesetzliche vorgeschriebene vollständige Dokumentation all dieser Schritte. Im Gegensatz zur manuellen Rechnungsbearbeitung ermöglicht die Digitalisierung des Rechnungseingangs einen durchgehend digitalen Prozess, der ortsunabhängig und flexibel, auch zum Beispiel von mobilen Devices, durchgeführt werden kann. Digitalisierte Rechnungen (PDF, XML oder Scans) werden dabei KI-gestützt automatisiert ausgelesen und die Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung an eine Rechnungsfreigabe Software weitergegeben.

Zum Vorsteuerabzug berechtigende elektronische Rechnungen müssen drei Voraussetzungen erfüllen:

1) Die Echtheit der Herkunft, das heißt: Sicherheit der Identität von Leistungserbringer*in oder Rechnungsaussteller*in
2) Unversehrtheit des Inhalts, das heißt: die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben wurden nicht geändert und
3) Lesbarkeit, das heißt: für Menschen sind sie inhaltlich erfassbar und verständlich.

Unternehmer*innen können selber entscheiden, mithilfe welcher Herangehensweise sie diese drei Voraussetzungen erfüllen möchten. Wichtig ist, dass ein verlässlicher Prüfpfad es ermöglicht, die Verbindung zwischen der elektronischen Rechnung und der zugrundeliegenden Lieferung/Dienstleistung nachvollziehbar herzustellen und so zu überprüfen, ob der Zahlungsanspruch auch zu Recht besteht.

Werden diese Punkte beachtet, so sind elektronische Rechnungen vom Finanzamt ebenso anerkannt wie herkömmliche Papierrechnungen.

Ja, unsere Lösung wird auch bereits in weiteren EU Ländern sowie in der Schweiz eingesetzt. Wir stellen Ihnen gerne Referenzprojekte vor.

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