Integration in ERP SystemeRegelbasierte AblageRevisionssicheres Archiv

Unternehmen können als Dokumentenmanagementsystem Microsoft 365 oder SharePoint nutzen und haben darin alle relevanten Funktionen zur Verfügung, um eine vollwertige Lösung zu erhalten – bis hin zur revisionssicheren Archivierung von wichtigen Dokumenten in Ihrem Unternehmen.

Unsere Lösungen zur nahtlosen Integration in den Desktop und zur intelligenten, regelbasierten Ablage der Dokumente ermöglichen eine unkomplizierte, userfreundliche und flexible Handhabung der Unternehmensunterlagen. Ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und effizient.

Mit unserem SharePoint bzw. Microsoft 365 Dokumentenmanagement Ansatz brauchen Sie kein zusätzliches DMS. Eine nahtlose Integration in verschiedene Business Systeme – egal ob von Microsoft, SAP oder anderen Herstellern – ist einfach möglich.

Sie können für Ihr Dokumentenmanagement Microsoft Office bzw. SharePoint sowohl als On Premise Lösung, als auch in der Cloud nutzen und gewinnen so zusätzlich Flexibilität und Effizienz.

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Diese Vorteile hat das Dokumentenmanagement mit Microsoft Office 365 / SharePoint

Dokumentenablage

  • Regelbasierte Dokumentenablage aus verschiedenen Quellsystemen
  • Automatisiert oder interaktiv mittels Dialog
  • Ablage mit zusätzlichen Business Daten
  • Alle Dokumente sofort mittels Sidebar verfügbar

Metadaten

  • Automatische Ergänzung von Metadaten aus dem Business System, sofern möglich
  • Zusätzliche Eingaben bequem "on the fly"

Keine Programmierung

  • Einfaches Design Tool zur Definition (und Dokumentation) von Ablageregeln
  • Minimale Programmierung seitens der User notwendig

ERP Templates

  • Templates für viele verbreitete Systeme: SAP ECC, SAP S/4HANA, SAP Business One, MS Dynamics 365, MS Dynamics AX, MS Dynamics NAV, Sage Office Line, IBM Maximo und viele mehr

Nahtlose Integration

  • Nahtlose Integration der Sidebar in den Desktop: immer verfügbar, aber im Hintergrund
  • Dokumente immer im richtigen Business Kontext

Revisionssichere Archivierung

  • Userfreundlich und übersichtlich, ohne langwierige Einschulungen
  • Lösung mit einem ehrlichen Fokus auf den User
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Integration in ERP Systeme

Ihre Dokumente immer im richtigen Kontext

Unsere Sidebar fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung und bietet die Möglichkeit, Dokumente passend zum aktuellen ERP Business Kontext in SharePoint abzulegen, zu finden oder zu bearbeiten. Der Clou dabei: egal ob Sie in Ihrem ERP, Ihrem CRM oder einem anderen Business System arbeiten, der Zugriff auf Ihre Dokumente bleibt immer einheitlich und einfach. Die Möglichkeiten zum Einsatz im Unternehmen sind dabei vielseitig: neue Business Systeme – egal ob ERP, CRM oder andere – lassen sich schnell und einfach einbinden und konfigurieren.

Highlights:

  • Nahtlose Integration in Ihren Desktop
  • Effizienter Zugriff auf Dokumente im aktuellen ERP Kontext
  • Unterstützt viele verschiedene Business Systeme
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Regelbasierte Ablage

SharePoint Dokumentenmanagement mit Business-Logik

Unsere Middleware bietet die Möglichkeit Dokumente aus verschiedenen Business Systemen und Quellen nach bestimmten Regeln automatisiert in SharePoint abzulegen. Die notwendigen Indexinformationen werden dabei gleich aus dem Quellsystem übernommen und müssen nicht manuell in SharePoint erfasst werden. Quellsysteme können dabei verschiedenste ERP Systeme – u.a. MS Dynamics, SAP, Infor – aber auch Mail Systeme oder Scanner sein. Wir haben damit genau das richtige Tool, um die Dokumente zur revisionssicheren Archivierung in SharePoint bzw. in Microsoft365 abzulegen.

Highlights:

  • Als DMS SharePoint optimal erweitern & nutzen
  • Konfigurierbare Dokumentenablage
  • Automatische Beschlagwortung
  • Viele verschiedene Quellsysteme integrierbar
  • Keine Programmierung notwendig
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Das AuditProof Add-on ermöglicht eine einfache Verwendung von SharePoint als
revisionssicheres und beweiskräftiges eArchiv.

Revisionssichere Dokumentenarchivierung

Revisionssichere Dokumentenarchivierung

Ab Version 2010 wird von Wirtschaftsprüfern grundsätzlich bestätigt, dass SharePoint unter bestimmten Voraussetzungen als eArchiv zur konformen Ablage von Belegen, insbesondere von elektronischen Rechnungen verwendet werden kann. Ein detaillierter Blick zeigt jedoch, dass eine konkrete, konforme Umsetzung mit detailliertem Knowhow, komplexer Konfiguration und umfangreichen organisatorischen Maßnahmen verbunden ist. Mit dem AuditProof Add-on von free-com lösen Sie dieses Problem einfach und nachhaltig.

Highlights

  • Revisionssichere Archivierung
  • Deutliche Kostenersparnis
  • Keine zusätzliche Hardware
  • Reduktion des organisatorischen Aufwands
  • Einfach zu installierendes Add-on
  • GoB Konformität für Österreich und Deutschland nach IDW PS880, geprüft durch einen der Big-Four Wirtschaftsprüfer
  • Kompatibel mit Backup und BLOB-Offloading Lösungen
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Günstiges und einfaches eArchiv für SharePoint gesucht? Setzen Sie auf unser AuditProof Add-on.

Nach der Installation wird SharePoint in einen „revisionssicheren” Modus versetzt und damit dies so bleibt auch automatisch überwacht. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Digitale Signaturen samt Zeitstempel auf allen Dokumenten stellen zusätzlich deren Integrität sicher. 

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Warum ist die revisionssichere Ablage relevanter elektronischer Belege und Dokumente so wichtig?

Einerseits ist es natürlich im eigenen Interesse des Unternehmens unternehmensrelevante Dokumente so aufzubewahren, dass diese vor unbefugter Löschung oder Manipulation grundsätzlich geschützt sind. Andererseits gibt es in Österreich und Deutschland im jeweiligen Unternehmens- bzw. Steuerrecht an verschiedenen Stellen konkrete Anforderungen an die Qualität und Dauer der Aufbewahrung bestimmter Dokumente. Diese Anforderungen sind zum Beispiel…

für Deutschland

  • die gesetzlichen Vorschriften des deutschen Handels- und Steuerrechts (insbesondere §§ 238 ff. HGB sowie §§ 140-148 AO),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das BMF-Schreiben betreffend die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995,
  • das BMF-Schreiben zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001 unter Berücksichtigung der Änderung des BMFSchreibens vom 14. September 2012,
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1),
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3)
  • der IDW-Prüfungsstandard 330 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW PS 330) und
  • der IDW-Prüfungsstandard 880 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) in der Fassung vom 11. März 2010

für Österreich

  • das Unternehmensgesetzbuch (UGB, insbesondere §§ 190 und 216),
  • die Bundesabgabenordnung (BAO, insbesondere §§ 131 und 132),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das Datenschutzgesetz (DSG, insbesondere § 14) und
  • die Fachgutachten „Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen“ (KFS/DV1) und
  • „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnik“ (KFS/DV2) des Fachsenats für Datenverarbeitung des Institutes für Betriebswirtschaft, Steuerrecht und Organisation der Kammer der Wirtschaftstreuhänder

Überprüft wird die Einhaltung der entsprechenden Auflagen typischerweise von der interne Revision (wenn vorhanden) sowie einem beauftragten Wirtschaftsprüfer bei den regelmäßigen Audits. Auf der anderen Seite aber – aus Sicht der Risikobetrachtung wahrscheinlich noch wichtiger – der Betriebsprüfer des Finanzamts im Fall einer Steuerprüfung.

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