Office 365 DMS

Microsoft Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

Unsere Lösungen zur intelligenten Dokumentenablage und zur übersichtlichen Sidebar am Desktop ermöglichen eine schnelle und übersichtliche Handhabung Ihrer Unternehmensunterlagen. Ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und effizient.

  • Als DMS SharePoint optimal nutzen & erweitern

  • Unterstützung vieler ERP, CRM und sonstiger Business Systeme

  • Hohe Transparenz, Effizienz und Userfreundlichkeit

Vorschau MockUp: Lösung zur nahtlosen Dokumentenintegration
Übersicht

Office 365 Dokumentenmanagement (mit SharePoint)

Unternehmen können als Dokumentenmanagementsystem Microsoft Office oder SharePoint nutzen und haben darin alle relevanten Funktionen zur Verfügung, um eine vollwertige Lösung zu erhalten.

Mit unserer nahtlos integrierten Sidebar und der intelligenten, regelbasierten Ablage der Dokumente haben Sie zwei starke Ansätze zur schnellen und unkomplizierten Handhabung Ihrer digitalen Unterlagen. Dabei können Sie selbst entscheiden, ob Sie Microsoft Office bzw. SharePoint On Premise oder in der Cloud nutzen. Mit der anschließend revisionssicheren Archivierung haben Sie eine durchgängig digitale und userfreundliche Lösung ohne Medienbruch.

Mit dem SharePoint bzw. Microsoft 365 Dokumentenmanagement Ansatz brauchen Sie kein zusätzliches DMS. Eine nahtlose Integration in verschiedene Business Systeme – egal ob von Microsoft, SAP oder anderen Herstellern – ist einfach möglich.

Nahtlose Integration

Ihre Dokumente immer im richtigen Kontext

Unsere Sidebar fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung und bietet die Möglichkeit, Dokumente passend zum aktuellen ERP Business Kontext in SharePoint abzulegen, zu finden oder zu bearbeiten. Der Clou dabei: egal ob Sie in Ihrem ERP, Ihrem CRM oder einem anderen Business System arbeiten, der Zugriff auf Ihre Dokumente bleibt immer einheitlich und einfach. Die Möglichkeiten zum Einsatz im Unternehmen sind dabei vielseitig: neue Business Systeme – egal ob ERP, CRM oder andere – lassen sich schnell und einfach einbinden und konfigurieren.

Integration

Die Sidebar fügt sich nahtlos in Ihren Desktop ein

Effizienz

Sie haben zu jeder Zeit die Übersicht und einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente

Vielseitiger Einsatz

Die Lösung unterstützt viele verschiedene Business Systeme – egal ob ERP, CRM oder andere

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Regelbasierte Ablage

SharePoint Dokumentenmanagement mit Business-Logik

Unsere Middleware bietet die Möglichkeit Dokumente aus verschiedenen Business Systemen und Quellen nach bestimmten Regeln automatisiert in SharePoint abzulegen. Die notwendigen Indexinformationen werden dabei gleich aus dem Quellsystem übernommen und müssen nicht manuell in SharePoint erfasst werden. Quellsysteme können dabei verschiedenste ERP-Systeme – u.a. MS Dynamics, SAP, Infor – aber auch Mail Systeme oder Scanner sein. Wir haben damit genau das richtige Tool, um die Dokumente zur revisionssicheren Archivierung in SharePoint bzw. in Microsoft365 abzulegen.

Integration

Es sind viele verschiedene Quellsysteme integrierbar, u.a. MS Dynamics, SAP, Infor, und mehr. Alle Dokumente stehen sofort mittels Sidebar zur Verfügung

Automatisierung

Automatische Verschlagwortung mithilfe der Informationen aus dem Quellsystem. Ergänzungen können „on the fly“ interaktiv mittels Dialog eingegeben werden

Konfigurierbare Ablage

Sie erhalten eine konfigurierbare Dokumentenablage, die keine aufwendige Programmierung benötigt

Vorteile

Die Vorteile im Überblick

Metadaten
Metadaten werden wenn möglich automatisch aus dem Business System ergänzt. Zusätzliche Eingaben sind bequem „on the fly“ möglich
Keine Programmierung
Es ist nur eine minimale Programmierung seitens der User notwendig. Im einfachen Design Tool werden Ablageregeln definiert (und dokumentiert)
ERP-Templates
Für viele verbreitete Systeme stehen Templates bereit: SAP ECC, SAP S/4HANA, SAP Business One, MS Dynamics 365, MS Dynamics AX, MS Dynamics NAV, Sage Office Line, IBM Maximo und viele mehr
Nahtlose Integration
Dokumente immer im richtigen Business Kontext: mit der nahtlos in den Desktop integrierten Sidebar sind Ihre Dokumente immer im Hintergrund & verfügbar
Revisionssichere Archivierung
Archivieren Sie Ihre Dokumente langfristig revisionssicher in SharePoint. Userfreundlich und übersichtlich
Integrationen

Nahtlose Integration in gängige ERP-/CRM und Business-Systeme

Unter anderem:

  • MS Dynamics 365 Finance&Operations oder Business Central

  • MS Dynamics NAV

  • MS Dynamics AX

  • SAP S/4HANA (Cloud)
  • SAP Business One
  • SAP ECC

  • Sage Office Line

  • IBM Maximo
  • Infor

  • und mehr…

FAQs

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement (mit SharePoint / M365)

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung von elektronischen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Es umfasst Funktionen wie die Erfassung, Speicherung, Organisation, Suche, Sicherung und Freigabe von Dokumenten während ihres Lebenszyklus.

Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) hingegen umfasst mehr Inhalte eines Unternehmens: hier geht es nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch um z.B. Bilder, Videos, E-Mails, Webinhalte und mehr. ECM bieten Funktionen wie Workflow-Management, Records-Management, Business Process Management und Compliance-Management.

Digitales Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Verwaltung von elektronischen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören Erfassung, Speicherung, Organisation, Sicherung, Freigabe und Verwaltung der Dokumente vom ersten Entwurf bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

OneDrive ist eher für die persönliche Datenspeicherung und -freigabe gedacht, SharePoint hingegen wird vor allem als Plattform zur Zusammenarbeit genutzt.  

Unternehmen in allen Größen und aus jeder Branche können ein DMS verwenden, wenn sie ihre dokumentenbasierten Prozesse organisieren und/oder optimieren möchten. Auch kleine Unternehmen können von den deutlich effizienteren Prozessen profitieren und so eine möglicherweise unerwartet rasche Amortisierung der Investitionskosten beobachten.

Werden Dokumente digital organisiert, können sie automatisiert mit Metadaten abgespeichert, intelligent abgelegt, versioniert oder mit spezifischen Regeln freigegeben werden. Dadurch gestaltet sich unter anderem die Suche nach bestimmten Dokumenten extrem effizient und deutlich einfacher als zum Beispiel in Papierform. Dokumente sind im jeweils richtigen Kontext unmittelbar verfügbar.

Darüber hinaus spielen die kurzfristige Sicherung bei Bearbeitung der Dokumente, sowie die gesetzlich erforderliche langfristige Speicherung eine große Rolle: mit dem richtigen e-Archiv können alle Belege revisionssicher und damit gesetzeskonform abgespeichert werden. Hier bietet sich zum Beispiel SharePoint an.

Darüber hinaus gehören auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, sowie die Reduzierung von Papierverbrauch und Archivierungskosten zu den wichtigsten Vorteilen.

SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die zur Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung und zum Informationsaustausch genutzt wird. User können Dokumente speichern, parallel bearbeiten, Aufgabenlisten und Informationen anlegen und austauschen. Zentrale Funktionen sind dementsprechend das Projektmanagement und Dokumentenmanagement mit SharePoint.

Der Vorteile vom DMS SharePoint sind vor allem die umfassenden Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und Informationen. Die zentral abgelegten Dokumente können in Echtzeit bearbeitet werden, alle Änderungen werden automatisch synchronisiert und laufend mitgespeichert. Natürlich besteht zu allen anderen Microsoft Produkten, wie z.B. der vielfach eingesetzten Office-Suite, eine nahtlose Integration. Damit sind Arbeitsprozesse über mehrere Produktivitäts-Tools hinweg leicht umsetzbar. In dem Zusammenhang wird oft von einem Microsoft Dokumentenmanagement oder Microsoft 365 Dokumentenmanagement (ehemals Office 365 DMS) gesprochen.

Es gibt serverbasierte Systeme, cloudbasierte Systeme, Open-Source-Systeme und ebenso spezialisierte Branchenlösungen. Die Auswahl hängt von den Anforderungen und den Präferenzen eines Unternehmens ab.