SharePoint und Microsoft 365 bieten alle grundlegenden Funktionen, um als vollwertiges Enterprise Content Management System zu funktionieren. Sowohl als On Premise Lösung, als auch in der Cloud liefert die Lösung alle wesentlichen Aspekte, bis hin zur revisionssicheren Archivierung von wichtigen Dokumenten in Ihrem Unternehmen.
Mit unserem ECM Ansatz basierend auf SharePoint bzw. Microsoft 365 brauchen Sie kein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem. Auch die nahtlose Integration in verschiedene Business Systeme – egal ob von Microsoft, SAP oder anderen Herstellern – ist mit unserer Lösung einfach möglich.

Integration in ERP Systeme

Ihre Dokumente immer im richtigen Kontext

Unsere Sidebar fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung und bietet die Möglichkeit, Dokumente passend zum aktuellen ERP Business Kontext in SharePoint abzulegen, zu finden oder zu bearbeiten. Der Clou dabei: egal ob Sie in Ihrem ERP, Ihrem CRM oder einem anderen Business System arbeiten, der Zugriff auf Ihre Dokumente bleibt immer einheitlich und einfach. Die Möglichkeiten zum Einsatz im Unternehmen sind dabei vielseitig: neue Business Systeme – egal ob ERP, CRM oder andere – lassen sich schnell und einfach einbinden und konfigurieren.

Highlights:

  • Nahtlose Integration in Ihren Desktop
  • Effizienter Zugriff auf Dokumente im aktuellen ERP Kontext
  • Unterstützt viele verschiedene Business Systeme

Und so funktioniert es

Regelbasierte Ablage

Dokumentenmanagement mit Business-Logik in SharePoint

Unsere Middleware bietet die Möglichkeit Dokumente aus verschiedenen Business Systemen und Quellen nach bestimmten Regeln automatisiert in SharePoint abzulegen. Die notwendigen Indexinformationen werden dabei gleich aus dem Quellsystem übernommen und müssen nicht manuell in SharePoint erfasst werden. Quellsysteme können dabei verschiedenste ERP Systeme – u.a. MS Dynamics, SAP, Infor – aber auch Mail Systeme oder Scanner sein. Wir haben damit genau das richtige Tool, um die Dokumente zur revisionssicheren Archivierung in SharePoint bzw. in Microsoft365 abzulegen.

Highlights:

  • Konfigurierbare Dokumentenablage
  • Automatische Beschlagwortung
  • Viele verschiedene Quellsysteme integrierbar
  • Keine Programmierung notwendig
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Und so funktioniert es

Das AuditProof Add-on ermöglicht eine einfache Verwendung von SharePoint als
revisionssicheres und beweiskräftiges eArchiv.

Revisionssichere Dokumentenarchivierung

Revisionssichere Dokumentenarchivierung

Ab Version 2010 wird von Wirtschaftsprüfern grundsätzlich bestätigt, dass SharePoint unter bestimmten Voraussetzungen als eArchiv zur konformen Ablage von Belegen, insbesondere von elektronischen Rechnungen verwendet werden kann. Ein detaillierter Blick zeigt jedoch, dass eine konkrete, konforme Umsetzung mit detailliertem Knowhow, komplexer Konfiguration und umfangreichen organisatorischen Maßnahmen verbunden ist. Mit dem AuditProof Add-on von free-com lösen Sie dieses Problem einfach und nachhaltig.

Highlights

  • Revisionssichere Archivierung
  • Deutliche Kostenersparnis
  • Keine zusätzliche Hardware
  • Reduktion des organisatorischen Aufwands
  • Einfach zu installierendes Add-on
  • GoB Konformität für Österreich und Deutschland nach IDW PS880, geprüft durch einen der Big-Four Wirtschaftsprüfer
  • Kompatibel mit Backup und BLOB-Offloading Lösungen

Günstiges und einfaches eArchiv für Sharepoint gesucht? Setzen Sie auf unser AuditProof Add-on.

Nach der Installation wird SharePoint in einen „revisionssicheren” Modus versetzt und damit dies so bleibt auch automatisch überwacht. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Digitale Signaturen samt Zeitstempel auf allen Dokumenten stellen zusätzlich deren Integrität sicher. 

Und so funktioniert es

Warum ist die revisionssichere Ablage relevanter elektronischer Belege und Dokumente so wichtig?

Einerseits ist es natürlich im eigenen Interesse des Unternehmens unternehmensrelevante Dokumente so aufzubewahren, dass diese vor unbefugter Löschung oder Manipulation grundsätzlich geschützt sind. Andererseits gibt es in Österreich und Deutschland im jeweiligen Unternehmens- bzw. Steuerrecht an verschiedenen Stellen konkrete Anforderungen an die Qualität und Dauer der Aufbewahrung bestimmter Dokumente. Diese Anforderungen sind zum Beispiel…

für Deutschland

  • die gesetzlichen Vorschriften des deutschen Handels- und Steuerrechts (insbesondere §§ 238 ff. HGB sowie §§ 140-148 AO),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das BMF-Schreiben betreffend die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995,
  • das BMF-Schreiben zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001 unter Berücksichtigung der Änderung des BMFSchreibens vom 14. September 2012,
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1),
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3)
  • der IDW-Prüfungsstandard 330 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW PS 330) und
  • der IDW-Prüfungsstandard 880 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) in der Fassung vom 11. März 2010

für Österreich

  • das Unternehmensgesetzbuch (UGB, insbesondere §§ 190 und 216),
  • die Bundesabgabenordnung (BAO, insbesondere §§ 131 und 132),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das Datenschutzgesetz (DSG, insbesondere § 14) und
  • die Fachgutachten „Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen“ (KFS/DV1) und
  • „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnik“ (KFS/DV2) des Fachsenats für Datenverarbeitung des Institutes für Betriebswirtschaft, Steuerrecht und Organisation der Kammer der Wirtschaftstreuhänder

Überprüft wird die Einhaltung der entsprechenden Auflagen typischerweise von der interne Revision (wenn vorhanden) sowie einem beauftragten Wirtschaftsprüfer bei den regelmäßigen Audits. Auf der anderen Seite aber – aus Sicht der Risikobetrachtung wahrscheinlich noch wichtiger – der Betriebsprüfer des Finanzamts im Fall einer Steuerprüfung.

Dokumentenablage

Regelbasierte Dokumentenablage in SharePoint aus verschiedensten Quellsystemen. Ob automatisch im Hintergrund oder interaktiv und mittels Dialog - ihre Dokumente werden einfach um zusätzliche Business Daten angereichert abgelegt. Wählen Sie also in Ihrem ERP einen bestimmten Kunden aus, stehen Ihnen die richtigen Dokumente über eine Sidebar sofort zur Verfügung.

Metadaten

Die richtigen Metadaten werden - wo möglich - automatisch aus dem Business System ergänzt. Wenn zusätzliche Eingaben durch den Benutzer notwendig sind können diese komfortabel "on the fly" ergänzt werden.

Keine Programmierung

Mit einem einfachen Design Tool können die Ablageregeln für die verschiedenen Dokumente einfach definiert und dabei gleich dokumentiert werden. Die notwendige Programmierung wird dadurch auf ein Minimum reduziert.

ERP Templates

Für viele verbreitete Systeme gibt es bereits ERP bzw. System Templates. Das sind unter anderem SAP ECC, SAP S/4HANA, SAP Business One, MS Dynamics 365, MS Dynamics AX, MS Dynamics NAV, Sage Office Line, IBM Maximo, und viele mehr.

Nahtlose Integration

Die Sidebar integriert sich nahtlos in den Desktop. Sie steht Ihnen immer zur Verfügung, wenn Sie sie brauchen - hält sich aber im Hintergrund, wenn Sie den Platz für andere Tools brauchen. Dokumente stehen immer im richtigen Business Kontext griffbereit.

Revisionssichere Archivierung

Dokumente werden in SharePoint bzw. Microsoft365 revisionssicher archiviert. Je nach Dokumenttyp können so die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sichergestellt werden.

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Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! Unser Sales Team wird sich umgehend um diese kümmern.