„Gestern bekam ich durch Eure Demo einmal den kompletten Entwicklungsstand vorgeführt. Und ich muss sagen: WOW!!! … ich denke doch, dass ihr den aktuell besten Elektronischen Eingangsrechnungs-Workflow auf diesem Planeten geschaffen habt!“

– aus unserem Mail-Postfach

Drei einfache Schritte zur Digitalen Rechnung

1. Smarter Rechnungseingang

Unsere KI liest die Rechnungen des Lieferanten und extrahiert alle relevanten Daten. Egal ob Papier, PDF oder XRechnung. Nur in unklaren Fällen wird dem User die Rechnung zur Kontrolle vorgelegt.

 

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Mit smartWorkflow erhalten Sie eine Lösung, die einen digitalen, flexiblen und vor allem userfreundlichem Freigabeprozess für die Rechnungen in Ihrem Unternehmen ermöglicht.

 

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3. Automatische Buchung

Am Ende des Workflows können die Rechnungsdaten nun nahtlos in Ihrem ERP- oder FIBU- System verbucht werden.

 

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Sie arbeiten mit SAP? 

Spezifische Informationen finden Sie auf unserer Seite Digitale Eingangsrechnung mit SAP

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E-Rechnung mit KI

1. Smarter Rechnungseingang

smart INVOICE ist der erste Schritt zu einer weitestgehend automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen. Basierend auf den Ansätzen von künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist es in der Lage, die relevanten Rechnungsdaten (Kopf und Positionsdaten) aus einer PDF-Rechnung zu extrahieren – und zwar ohne das exakte Layout der Rechnung vorher zu kennen. Die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege wird daher nach kurzer Zeit vollständig erkannt und automatisch ohne Userinteraktion an das Folgesystem weitergegeben. Bei jeder Rechnungsanalyse werden auch alle rechtlich relevanten Rechnungsmerkmale sowie die Konsistenz der Beträge geprüft.

Es können dabei sowohl gescannte Papierrechnungen als auch direkt per Mail empfangene Rechnungen verarbeitet werden. Wird die Rechnung bereits als digital als PDF empfangen, reduziert sich der Aufwand auf der Empfängerseite nochmals, weil der Vorgang des Scannens und damit verbundene potenzielle Probleme komplett entfallen.

  • Verarbeitung von gescannten oder PDF-Rechnungen
  • Integrierte Compliance Prüfung
  • Verarbeitung von internationalen Rechnungen
  • Selbstlernendes System
  • Verarbeitung e-Rechnungsformaten wie eb-Interface, XRechnungen, ZUGFeRD
Demo anfordern
Automatisiertes Auslesen der Rechnungsdaten, Vorschau am Laptop
Vorschau Freigabe Rechnungen direkt in der Mail
Smarte Freigabeprozesse

2. Flexible Freigabe mit Mehrwert

Mit smartWorkflow erhalten Sie eine Lösung, die einen digitalen, flexiblen und mehrstufigen Freigabeprozess für die Rechnungen in Ihrem Unternehmen ermöglicht. Die intuitive Benutzeroberfläche und integrierte Anzeige der Rechnung macht es den Usern sehr einfach, alle notwendigen Informationen im Blick zu haben. Darüber hinaus sind unterschiedliche Freigabelimits und eine Stellvertreterregelung konfigurierbar.

Die Kommunikation zur Rechnung erfolgt direkt in einem Chat-Fenster, wodurch eine schnelle Beantwortung aller Fragen gewährleistet wird und zusätzlich Rückfragen bei Personen möglich werden, die nicht standardisiert im Workflow integriert sind.

Auch um den gesetzlichen Compliance Anforderungen gerecht zu werden unterstützt unsere Lösung Ihr Unternehmen. In einem übersichtlichen Auditbericht werden automatisch alle Informationen und Freigabeschritte für jede einzelne Rechnung dokumentiert und zusammengefasst. Dieses PDF kann gemeinsam mit der Rechnung revisionssicher archiviert werden, um damit den Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahren nachzukommen.

Die Lösung ist multimandantenfähig und Freigaben können, dank der Unterstützung mobiler Devices, auch von unterwegs erfolgen. Optional kann smartWorkflow auch um maßgeschneiderte Features und kundenspezifische Logiken erweitert werden.

  • Automatische Kontierungsvorschläge für Sachrechnungen
  • Splits von Rechnungsbeträgen einfach erfassen
  • Inline Berechnungen direkt in den Betragsfeldern
  • Volle Transparenz im Freigabeprozess
  • Unterstützung bei Dokumentationspflichten
Abschließende Verarbeitung

3. Nahtlose Buchung im ERP und Archivierung

Nachdem im Workflow alle, für eine vollständige Buchung notwendigen, Informationen gesammelt wurden, ist der finale Schritt nun die Verbuchung im ERP. Auch die Rechnung selbst kann nach erfolgter Buchung samt Auditbericht revisionssicher archiviert werden.

Vorschau smartWorkflow Aufgabenliste im Freigabeprozess am Laptop

Und so funktioniert es

Vorteile

Compliance

Von den Entscheidungen der KI bei der initialen Datenextraktion bis hin zu den Freigabeschritten und Kommentaren der einzelnen Freigebenden wird der gesamte Prozess dokumentiert und anschließend ein Auditbericht mit der Rechnung archiviert. Das ist essentiell, um die gesetzlichen Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens zu erfüllen.

Reduktion des Aufwands und der Durchlaufzeiten

Der Gesamtaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen sinkt im gesamten Prozess deutlich. Von der automatischen Datenextraktion, über die effiziente Freigabe, bis hin zur automatischen Verbuchung wird Bearbeitungszeit gespart. Auch die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Freigabe der Rechnungen reduzieren sich deutlich.

Microsoft 365 und Teams Integration

Unsere Lösung integriert sich nahtlos in Ihre Microsoft 365 Umgebung. Single SignOn ist dabei selbstverständlich. Eine Integration in MS Teams ermöglicht die Freigabe der Rechnungen direkt in der Teams Oberfläche.

Unabhängig von ERP und Archiv

Ein großer Vorteil unserer Lösung ist, dass wir uns komplett dem Thema Eingangsrechnungsverarbeitung verschrieben haben. Wir liefern kein überfrachtetes DMS, kein holpriges ERP-Add On und keine Workflow Engine für Eigenkreationen, sondern schlicht eine flexible, fokussierte Lösung für dieses (recht komplexe) Problem.

Offen für alle (e-)Rechnungsformate

In der Praxis dominieren nach wie vor klassische Rechnungen in Form von Papierrechnungen oder PDF-Dateien. Wir sind aber überzeugt, dass die „echte“ eRechnung in Form von EDI, eb-Interface, XRechnung und ähnliche in den nächsten Jahren ihren Durchbruch schaffen wird. Unsere Lösung kann all diese Formate deshalb schon jetzt direkt verarbeiten. Es kann dementsprechend ein nahtloser Umstieg erfolgen.

Ehrlicher Fokus auf den User

Wir haben uns bei der Entwicklung der Oberfläche die größte Mühe gegeben, den User in den Mittelpunkt zu stellen und die Übersicht zu ermöglichen, die notwendig ist.

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