VorteileSmarter RechnungseingangFlexible RechnungsfreigabeNahtlose Buchung

Rechnungseingang digitalisieren - in drei einfachen Schritten

1. Eingangsrechnung in SAP

Intelligente Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP

  • Intelligente Extraktion aller relevanten Rechnungsdaten
  • Automatische Unterscheidung von MM-Rechnungen mit Bestellbezug oder Finanzrechnung
  • Verarbeitung aller gängigen Formate, u.a. PDF, XRechnung, PDF
Zum SAP Rechnungseingang

2. SAP Rechnungsworkflow

Der smarte Freigabeworkflow

  • Maßgeschneiderter Freigabeprozess angepasst an Ihre Anforderungen direkt im SAP System mit unserem Add-On
  • Userfreundlich und in allen Schritten transparent
  • Multimandantenfähig, Compliance-konform, auch von mobilen Devices
Zur Freigabe mit SAP

3. Eingangsrechnung buchen in SAP

Automatische Rechnungsverarbeitung abschließen

  • Nach Freigabe werden die Rechnungen im passenden SAP Modul (MM oder nur FI/CO) verbucht
  • Archivunabhängige, revisionssichere Archivierung direkt über den SAP Standard ArchiveLink

Zur automatischen Buchung

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Und so funktioniert es

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Eingangsrechnungen digitalisieren in SAP - die Vorteile

Compliance

  • Vollständige Dokumentation des gesamten Workflows inkl. Auditbericht für die revisionssichere Archivierung
  • Einhaltung der gesetzlichen Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens

Reduktion des Aufwands und der Durchlaufzeiten

  • Geringere Bearbeitungszeiten durch automatische Rechnungsverarbeitung, effizienten Workflow zur Rechnungsfreigabe und nahtlose Verbuchung
  • Rechtzeitige Einhaltung von Skonto-Fristen

Offen für alle (e-)Rechnungsformate

  • Lösung, die bereits jetzt sowohl klassische Papier- und PDF-Rechnungen, als auch Formate der Zukunft (EDI, ebInterface, XRechnung, etc.) verarbeiten kann
  • Nahtloser Umstieg möglich
Persönlichen Termin vereinbaren

Die Gesamtlösung der free-com beschleunigt nicht nur die Verarbeitung der Eingangsrechnungen in unserem Haus - auch die Transparenz bei der Freigabe der Rechnungen wird deutlich erhöht. Denn auch Compliance Aspekte sind uns bei IT-Projekten sehr wichtig.

—  Hans-Jürgen Oppeneiger, Information & Organization, HeinzelPulp

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E-Rechnung mit KI

1. Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP

Für eine weitestgehend automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP ist smart INVOICE der erste Schritt. Basierend auf den Ansätzen von künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist es in der Lage, die relevanten Rechnungsdaten (Kopf und Positionsdaten) aus einer PDF-Rechnung zu extrahieren – und zwar ohne das exakte Layout der Rechnung vorher zu kennen. Durch den integrierten Abgleich der Rechnungsdaten mit den Stammdaten aus dem SAP System wird die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege nach kurzer Zeit vollständig erkannt und automatisch an SAP weitergegeben. Bei jeder Rechnungsanalyse werden auch alle rechtlich relevanten Rechnungsmerkmale, sowie die Konsistenz der Beträge geprüft.

Highlights

  • Automatisierte Eingangsrechnung für SAP ohne langwieriges Training
  • Verarbeitung aller gängigen (e-)Rechnungsformate wie eb-Interface, XRechnungen, ZUGFeRD, aber auch gescannte oder PDF-Rechnungen
  • Erkennung von Rechnungen mit Bestellbezug (MM)
  • Integrierte Compliance Prüfung
  • Verarbeitung von internationalen Rechnungen
  • Selbstlernendes System
Demo anfordern
Automatisiertes Auslesen der Rechnungsdaten, Vorschau am Laptop
Genehmigung im SAP Business Workflow Vorschau
Smarte Freigabeprozesse

2. SAP Rechnungsworkflow

Unser SAP Add-on ermöglicht einen flexiblen Freigabeworkflow auf Basis des SAP Business Workflows direkt in SAP ECC oder S/4HANA. Die Buchhaltung hat immer einen kompletten Überblick über den aktuellen Stand aller Rechnungsfreigaben. Alle anderen Workflow TeilnehmerInnen bekommen ihre Aufgaben über den bekannten Business Workplace in der SAP Oberfläche dargestellt.

  • Übersichtliches Dashboard
  • Flexibler Freigabeworkflow in SAP ECC oder S/4HANA
  • Workflow-TeilnehmerInnen auch per E-Mail
Demo anfordern

Wir haben mit der Eingangsrechnungslösung von free-com eine einfache Möglichkeit gefunden, die bei uns im Haus anfallenden Rechnungsarten mit unterschiedlichen Verarbeitungsprozessen und Anforderungen digital abzubilden. Dadurch können wir unabhängig von den einzelnen Standorten Freigabeprozesse schnell durch die Instanzen schicken und profitieren dabei von einer großen Transparenz und Gesamtübersicht.

— Alexander Stumbea, Rechnungswesen, Akademie der bildenden Künste Wien

© Foto: eSeL.at – Joanna Pianka

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Abschließende Verarbeitung

3. Eingangsrechnung buchen in SAP

Nachdem im Workflow alle, für eine vollständige Buchung notwendigen, Informationen gesammelt wurden, ist der finale Schritt nun die Verbuchung der SAP Rechnung im jeweiligen SAP Modul. Rechnungen mit Bestellbezug werden über das SAP Modul MM verbucht, reine Finanzrechnungen direkt im Modul FI/CO. Nach der Verbuchung werden die Rechnungen automatisch final revisionssicher archiviert. Durch die SAP Standardtechnologie ArchiveLink funktioniert die Archivierung herstellerunabhängig. Auch SharePoint (Online) kann hier als günstige revisionssichere Archivvariante Verwendung finden.

  • Automatisierte Verbuchung der Rechnung im jeweiligen SAP Modul
  • Mit ArchiveLink von SAP Rechnung herstellerunabhängig revisionssicher archivieren
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Archiv, geschlossener Tresor
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