Drei einfache Schritte zur Digitalen Rechnung

1. Smarter Rechnungseingang

Unsere KI liest Rechnungen von Lieferanten aus und extrahiert alle relevanten Daten, egal ob Papier, PDF oder XRechnung. Dabei wird bereits automatisch entschieden, ob es sich um eine MM-Rechnung mit Bestellbezug oder eine Finanzrechnung handelt. Nur in unklaren Fällen wird dem User die Rechnung zur Kontrolle vorgelegt.

 

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Unser SAP Add-On ermöglicht einen digitalen, flexiblen und vor allem userfreundlichen Freigabeprozess für die Rechnungen in Ihrem Unternehmen direkt im SAP System.

 

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3. Automatische Buchung

Nach Freigabe im Workflow werden die Rechnungen nun im passenden SAP Modul (MM oder nur FI/CO) verbucht und gleichzeitig revisionssicher archiviert. Die Archivierung passiert hier natürlich über den SAP Standard ArchiveLink und damit archivunabhängig.

 

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E-Rechnung mit KI

1. Smarter Rechnungseingang

smart INVOICE für SAP ist der erste Schritt zu einer weitestgehend automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen. Basierend auf den Ansätzen von künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist es in der Lage, die relevanten Rechnungsdaten (Kopf und Positionsdaten) aus einer PDF-Rechnung zu extrahieren – und zwar ohne das exakte Layout der Rechnung vorher zu kennen. Durch den integrierten Abgleich der Rechnungsdaten mit den Stammdaten aus dem SAP System wird die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege nach kurzer Zeit vollständig erkannt und automatisch an SAP weitergegeben. Bei jeder Rechnungsanalyse werden auch alle rechtlich relevanten Rechnungsmerkmale, sowie die Konsistenz der Beträge geprüft.

Highlights

  • Verarbeitung von gescannten oder von PDF-Rechnungen
  • Integrierte Compliance Prüfung
  • Verarbeitung von internationalen Rechnungen
  • Selbstlernendes System
  • Verarbeitung e-Rechnungsformaten wie eb-Interface, XRechnungen, ZUGFeRD
  • Erkennung von Rechnungen mit Bestellbezug (MM)
Demo anfordern
Automatisiertes Auslesen der Rechnungsdaten, Vorschau am Laptop
Genehmigung im SAP Business Workflow Vorschau
Smarte Freigabeprozesse

2. Flexible Rechnungsfreigabe in SAP

Unser SAP Add-on spielt perfekt mit smart INVOICE zusammen und ermöglicht einen flexiblen Freigabeworkflow auf Basis des SAP Business Workflows direkt in SAP ECC oder S/4HANA. Die Buchhaltung hat immer einen kompletten Überblick über den aktuellen Stand aller Rechnungsfreigaben. Allen anderen Workflow TeilnehmerInnen bekommen ihre Aufgaben über den bekannten Business Workplace in der SAP Oberfläche dargestellt.

  • Übersichtliches Dashboard
  • Flexibler Freigabeworkflow direkt in SAP ECC oder S/4HANA
  • Workflow-TeilnehmerInnen auch per E-Mail
Abschließende Verarbeitung

3. Nahtlose Buchung in SAP und Archivierung

Nachdem im Workflow alle, für eine vollständige Buchung notwendigen, Informationen gesammelt wurden, ist der finale Schritt nun die Verbuchung im jeweiligen SAP Modul. Rechnungen mit Bestellbezug werden über das SAP Modul MM verbucht, reine Finanzrechnungen direkt im Modul FI/CO. Nach der Verbuchung werden die Rechnungen automatisch final revisionssicher archiviert. Durch die SAP Standardtechnologie ArchiveLink funktioniert die Archivierung herstellerunabhängig. Auch SharePoint (Online) kann hier als günstige revisionssichere Archivvariante Verwendung finden.

Archiv, geschlossener Tresor

Und so funktioniert es

Vorteile

Compliance

Von den Entscheidungen der KI bei der initialen Datenextraktion bis hin zu den Freigabeschritten und Kommentaren der einzelnen Freigebenden wird der gesamte Prozess dokumentiert und anschließend ein Auditbericht mit der Rechnung archiviert. Das ist essentiell, um die gesetzlichen Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens zu erfüllen.

Reduktion des Aufwands und der Durchlaufzeiten

Der Gesamtaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen sinkt im gesamten Prozess deutlich. Von der automatischen Datenextraktion, über die effiziente Freigabe, bis hin zur automatischen Verbuchung wird Bearbeitungszeit gespart. Auch die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Freigabe der Rechnungen reduzieren sich deutlich.

Offen für alle (e-)Rechnungsformate

In der Praxis dominieren nach wie vor klassische Rechnungen in Form von Papierrechnungen oder PDF-Dateien. Wir sind aber überzeugt, dass die „echte“ eRechnung in Form von EDI, eb-Interface, XRechnung und ähnliche in den nächsten Jahren ihren Durchbruch schaffen wird. Unsere Lösung kann all diese Formate deshalb schon jetzt direkt verarbeiten. Es kann dementsprechend ein nahtloser Umstieg erfolgen.

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Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! Unser Sales Team wird sich umgehend um diese kümmern.