Belege digital verarbeiten

Automatische Belegerkennung

Keine Zettelberge, langwierigen Datenübertragungen oder falsche bzw. verlorene Belege mehr: mit der KI-gestützten Datenextraktion können Sie alle Arten von Belegen in Ihrem Unternehmen digitalisieren, elektronisch weiterverarbeiten und ganz ohne Medienbruch digital archivieren.

  • Intelligente Digitalisierung von Personalakten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Stundennachweisen und mehr
  • Deutliche Einsparung von Ressourcen und Durchlaufzeiten

  • Anbindung aller Eingangskanäle

Basis Modul

Eine Basis, viele Möglichkeiten

Mit unserem Basis Modul smart FIX ist es möglich, verschiedene Dokumentenarten und Informationen intelligent auszulesen. Die extrahierten Daten werden automatisiert für die strukturierte Weiterverarbeitung an das jeweils nachfolgende Tool weitergereicht. Mit Ansätzen von KI und Machine Learning lernt und optimiert sich die Lösung laufend selbst. Auch ohne langwieriges Training erzielt die Lösung somit hohe Erkennungsraten. smart FIX kann flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst und erweitert werden.

Automatische Belegerkennung

Belege digital verarbeiten in wenigen Schritten

Vorteile

Digitale Belege haben viele Vorteile

Effiziente Automatisierung

Sie digitalisieren Ihre Belege sinnvoll und haben dadurch deutlich weniger Zeit- und Kostenaufwand. Zudem ist der digitalisierte Prozess deutlich weniger fehleranfällig

Intelligenter Workflow

Sie bekommen einen vorkonfigurierten Verarbeitungs- und Freigabeworkflow, der mit maßgeschneiderten Features und auf Basis Ihrer spezifischen Anforderungen erweitert wird

Userfreundlich

Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und User können schnell und ohne langwierige Einschulung starten

Automatische Checks

Es findet eine intelligente Validierung und Datenkonsistenzüberprüfung ohne Mehraufwand statt

Weiterverarbeitung

Die strukturierten Daten werden als XML bereitgestellt und/oder direkt an die jeweilige Schnittstelle weitergegeben

Kein Medienbruch

Durch eine abschließende digitale Archivierung muss im ganzen Prozess kein Blatt gedruckt, abgeheftet oder anderweitig physisch bearbeitet werden

Rechnungseingang_MockUp1
Eingangsrechnung

Intelligente Buchhaltung: Automatische Belegerkennung für eingehende Rechnungen 

Die Belege werden mit smart INVOICE mittels OCR ausgelesen und alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form extrahiert, ohne das exakte Rechnungslayout vorab zu trainieren. Falls notwendig, werden unklare Positionen für eine manuelle Kontrolle markiert, das selbstlernende System kann diese Fälle im nächsten Durchlauf bereits selbst bearbeiten. Es erkennt internationale Rechnungen ebenso wie variierende Zahlungskonditionen und überprüft automatisch auf Konformität, Compliance Regeln und die Konsistenz der Beträge.

Die Eingangsrechnung aus der Cloud

Skalierbar
Die Lösung skaliert je nach Ihren aktuellen Anforderungen von 10 bis 10.000+ Rechnungen / Tag flexibel mit
Effizientes Mitwachsen
Sie ist auch für KMUs mit einer geringen Anzahl effizient und wächst mit. Ein Umstieg auf On Premise ist jederzeit möglich.
Voll integriert
Ohne Installation, aber voll integriert in Ihre Umgebung
Sicher
Die Daten werden sicher in geprüften europäischen Rechenzentren verwahrt
Schnell
GoLive in wenigen Wochen bei voller Flexibilität durch Low Code Customizing Optionen
Screenshots

So sieht in der Buchhaltung automatische Belegerkennung aus

Bestellverarbeitung

smart ORDER: intelligente Bestellverarbeitung mit universalem Einsatz

Die Lösung kann alle relevanten Daten einer Bestellung extrahieren und klassifizieren, ohne vorher auf Formulare trainiert zu werden. Das selbstoptimierende Tool validiert Stammdaten und analysiert Sonderkonditionen. Es kann auch kundenspezifische Artikelbezeichnungen, individuelle Produktmerkmale, mehrseitige und internationale Bestellungen zuverlässig verarbeiten.

In der flexibel vorkonfigurierten Nachbereitung der Belege verifizieren MitarbeiterInnen die Daten und überprüfen etwaige von smart ORDER markierten Auffälligkeiten. Angebunden an das jeweilige weiterverarbeitende System durchlaufen die einzelnen Bestellungen damit einen digitalisierten, effizienten und fehlerresistenteren Weg.

Desktop Ansicht automatische Bestellberarbeitung

Prämierte Lösung

Das Sales Portal „MMKdigital“ unseres Kunden Mayr-Melnhof Karton mit integriertem smart ORDER wurde für die Innovationsleistung, sowie das Setzen neuer Maßstäbe in Geschwindigkeit und Kommunikation ausgezeichnet.

smart ORDER macht die kostspielige Implementierung von EDI-Schnittstellen obsolet

Die Implementierung von EDI-Schnittstellen, wie zum Beispiel EDIFACT, sind kostspielig und haben einen fortlaufend hohen Aufwand bei Betreuung und Service. Die Kunden müssen zunächst dazu bereit sein, den Aufwand auf sich zu nehmen und anschließend auch kontinuierlich entsprechend relevante Auftragsvolumina einbringen, damit sich die Lösung amortisiert. Gleichzeitig werden andere Kunden weiterhin per PDF, Fax oder E-Mails betreut – eine unstrukturierte und ineffiziente Misch-Lösung.

smart ORDER kann diese Strukturen mithilfe seiner smarten Funktionen optimal ergänzen und auch vollständig ersetzen. Durch die Anbindung an nachgelagerte Business Systeme werden die digitalisierten Bestellungen in einem durchgehenden, kongruenten Prozess verarbeitet.

Die Nachbearbeitung in smart ORDER ist konfigurierbar und bedarfsgesteuert. Sie folgt dem Verifier-Prinzip und ist in verschiedenen Sprachen verfügbar. Durch die Vereinfachung der Bestellverarbeitung durch smart ORDER sind zahlreiche weitere Prozesse im Unternehmen positiv beeinflusst, so werden zum Beispiel die Türen geöffnet für ein bedeutend effizienteres Management der Lager- und Auslieferungslogistik

Screenshots Bestellverarbeitung

So sieht die Software zum Scannen von Bestellungen aus

Auftragsbestätigungen

Digitalisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

smart ORDER CONFIRMATION liest alle relevanten Daten einer Auftragsbestätigung aus: Datum, Bestellnummer, Lieferant, Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Stückzahlen, Lieferdatum etc. Durch den automatischen Abgleich mit der im ERP hinterlegten Bestellung werden abweichende Angaben schnell erkannt, für eine manuelle Kontrolle des Users markiert und anschließend dem nachfolgenden Prozess zur Verfügung gestellt. Korrekte Belege können direkt freigegeben werden.

Der (Zeit-) Aufwand für den Bearbeitungsprozess wird insgesamt auf ein Minimum reduziert.

Lieferscheine

Automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen

Mit smart DELIVERY NOTE automatisieren Sie einen großen Teil des Wareneingangsprozesses. Lieferscheine werden automatisiert ausgelesen, mit den Bestelldaten abgeglichen und innerhalb weniger Klicks korrigiert oder freigegeben. Es werden sowohl Kopf-, als auch Positionsdaten ausgelesen und auf Korrektheit überprüft, darunter: Datum, Bestellnummer, Lieferant, Bestellpositionen, Artikelmengen und -nummern. Die Software zum Scannen stellt alle relevanten Informationen übersichtlich abrufbar bereit und legt die Lieferscheine digital ab. Am Ende des Prozesses können Sie unkompliziert Ihre Lieferscheine digital archivieren. 

Die Lösung automatisiert nicht nur den Ablauf und spart viel Zeit in der Verarbeitung der Lieferscheine, sondern braucht auch durch die Digitalisierung der Belege weniger Ressourcen und Koordinationsaufwand

Desktop Ansicht Automatische Datenexraktion Lieferscheine
Screenshots Lieferscheine

So funktioniert das Scannen von Lieferscheinen

Auslesen von Basisdaten auf dem Lieferschein

Automatische Erkennung von Positionsdaten

User Interface der automatischen Belegerkennung
Individuelle Belege

Verarbeitung Ihrer individuellen, unternehmensrelevanten Dokumente

Mit unserer Lösung werden strukturierte Daten, die in PDF-Form vorliegen, automatisiert ausgelesen und an das ERP weitergegeben. Dabei kann es sich um unterschiedlichste Dokumentarten handeln, die laufend im Unternehmen verarbeitet werden: Zertifikate, Bescheide, Listen, Briefe, und mehr. Unsere Lösung lernt die Struktur des Dokuments ohne vorhergehendes, intensives Training und markiert auffällige oder abweichende Positionen für eine manuelle Kontrolle. Dabei können spezifische Parameter, wie zum Beispiel eine automatische Validierung der vorliegenden Daten oder eine Maximalabweichung des Wertes, konfiguriert werden.

Wir werden Ihre individuellen Anforderungen bestmöglich umsetzen!

Weitere Belegarten

Integrationen

Automatische Belegerkennung mit nahtloser Integration in gängige FIBU/ERP Systeme

Unter anderem:

  • BMD
  • DATEV
  • MS Dynamics 365 Finance&Operations oder Business Central

  • MS Dynamics NAV

  • MS Dynamics AX

  • SAP S/4HANA (Cloud)
  • SAP Business One
  • SAP ECC

  • Sage Office Line

  • IBM Maximo
  • Infor

  • Oxaion

Weiterführende Links

Digitales Archiv

Belege anschließend revisionssicher archivieren

Eingangsrechnung

Alles zur digitalen Rechnungsverarbeitung