Mit unserem Basis Modul smart FIX ist es möglich, verschiedene Dokumentenarten und Informationen intelligent auszulesen. Die extrahierten Daten werden automatisiert für die strukturierte Weiterverarbeitung an das jeweils nachfolgende Tool weitergereicht. Mit Ansätzen von KI und Machine Learning lernt und optimiert sich die Lösung laufend selbst. Auch ohne langwieriges Training erzielt die Lösung somit hohe Erkennungsraten. smart FIX kann flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst und erweitert werden.

Für die wichtigsten Belegarten stellen wir hier die bereits fertigen Module vor:

Eingangsrechnung

smart INVOICE: eingehende Rechnungen digitalisieren und automatisiert verarbeiten

Egal ob e-Rechnungsformate wie zum Beispiel XRechnung, eb-Interface und ZUGFeRD, PDF-Rechnung oder herkömmliche Papierrechnungen: unsere universale Lösung bietet größtmögliche Flexibilität bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen. Großer Vorteil ist hier die Unabhängigkeit von der Infrastruktur und Vorgehensweise anderer Unternehmen, mit denen andernfalls eine weitere Abstimmung notwendig wäre.

Die Belege werden mittels OCR ausgelesen und alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form extrahiert, ohne das exakte Rechnungslayout vorab zu trainieren. Falls notwendig, werden unklare Positionen für eine manuelle Kontrolle markiert, das selbstlernende System kann diese Fälle im nächsten Durchlauf bereits selbst bearbeiten. Es erkennt internationale Rechnungen ebenso wie variierende Zahlungskonditionen und überprüft automatisch auf Konformität, Compliance Regeln und die Konsistenz der Beträge.

  • Userfreundliche, selbsterklärende Benutzeroberfläche
  • Multimandantenfähig
  • Unabhängig vom ERP System
  • Integrierte Compliance Prüfung, Überprüfung der Konsistenz der Beträge
Demo anfordern
Automatisiertes Auslesen der Rechnungsdaten, Vorschau am Laptop

Und so funktioniert es

Automatische Bestellverarbeitung Vorschau der Webansicht am Laptop
Bestellverarbeitung

smart ORDER: intelligente Bestellverarbeitung mit universalem Einsatz

smart ORDER kann alle relevanten Daten einer Bestellung schnell und umfassend extrahieren und klassifizieren, ohne vorher auf Formulare oder Strukturen trainiert zu werden. Das selbstoptimierende Tool validiert selbstständig Stammdaten und analysiert die Angaben inklusive Sonderkonditionen. Dabei kann es unter anderem auch kundenspezifische Artikelbezeichnungen, individuelle Produktmerkmale, mehrseitige und internationale Bestellungen zuverlässig verarbeiten. In der flexibel vorkonfigurierten Nachbereitung der Belege verifizieren MitarbeiterInnen dann die Daten und überprüfen die von smart ORDER markierten Auffälligkeiten. Angebunden an das jeweilige weiterverarbeitende System durchlaufen die einzelnen Bestellungen damit einen digitalisierten, effizienten und fehlerresistenteren Weg.

Highlights

  • Einbindung aller Bestelloptionen, zentrale Bearbeitung verschiedener Eingangskanäle
  • Intelligente Klassifizierung und automatische Validierung der Daten
  • Flexible Nachbearbeitung
  • Anbindung an das hauseigene System zur Weiterverarbeitung der Daten

PRÄMIERTE LÖSUNG

Banner PPI Award Gewinn 2020

Das Sales Portal „MMKdigital“ unseres Kunden Mayr-Melnhof Karton mit integriertem smart ORDER wurde für die Innovationsleistung, sowie das Setzen neuer Maßstäbe in Geschwindigkeit und Kommunikation ausgezeichnet.

Mehr erfahren

smart ORDER macht die kostspielige Implementierung von EDI-Schnittstellen obsolet

Die Implementierung von EDI-Schnittstellen, wie zum Beispiel EDIFACT, sind kostspielig und haben einen fortlaufend hohen Aufwand bei Betreuung und Service. Die Kunden müssen zunächst dazu bereit sein, den Aufwand auf sich zu nehmen und anschließend auch kontinuierlich entsprechend relevante Auftragsvolumina einbringen, damit sich die Lösung amortisiert. Gleichzeitig werden andere Kunden weiterhin per PDF, Fax oder E-Mails betreut – eine unstrukturierte und ineffiziente Misch-Lösung.

smart ORDER kann diese Strukturen mithilfe seiner smarten Funktionen optimal ergänzen und auch vollständig ersetzen. Durch die Anbindung an nachgelagerte Business Systeme werden die digitalisierten Bestellungen in einem durchgehenden, kongruenten Prozess verarbeitet.

Die Nachbearbeitung in smart ORDER ist konfigurierbar und bedarfsgesteuert. Sie folgt dem Verifier-Prinzip und ist in verschiedenen Sprachen verfügbar. Durch die Vereinfachung der Bestellverarbeitung durch smart ORDER sind zahlreiche weitere Prozesse im Unternehmen positiv beeinflusst, so werden zum Beispiel die Türen geöffnet für ein bedeutend effizienteres Management der Lager- und Auslieferungslogistik

Demo anfordern

Und so funktioniert es

Auftragsbestätigungen

Digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ab Eingang bis zur sicheren Archivierung mit Order Confirmation: unkompliziert, zeitsparend, aufwandsarm.

Mit smart ORDER CONFIRMATION können Sie Auftragsbestätigungen unkompliziert und schnell verarbeiten. Auftragsbestätigungen, die über die diversen Eingangskanäle (Mail, Papier, Fax, etc.) eingehen, werden automatisiert ausgelesen. Es erfolgt ein direkter Bestellabgleich, die Daten werden auf Positionsebene geprüft. Korrekte Belege können dadurch direkt freigegeben werden, bei abweichenden Daten kann an den jeweils markierten Positionen zeitsparend manuell nachkorrigiert werden. Der (Zeit-) Aufwand für den Bearbeitungsprozess wird insgesamt auf ein Minimum reduziert.

  • Direkter, automatisierter Bestellabgleich
  • Abgleich auch auf Positionsebene
  • Effizienter, zeitsparender Verarbeitungsprozess
  • Elektronische Archivierung
  • Über zahlreiche Eingangskanäle einsetzbar: E-Mail, Fax, Papier, etc.
Automatische Bestellverarbeitung Vorschau der Webansicht am Laptop

Kontrolle der Daten auf Positionsebene

smart ORDER CONFIRMATION liest alle relevanten Daten der Auftragsbestätigung aus: Datum, Bestellnummer, Lieferant, Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Stückzahlen, Lieferdatum etc. Durch den automatischen Abgleich mit der im ERP hinterlegten Bestellung werden abweichende Angaben schnell erkannt, für eine manuelle Kontrolle des Users markiert und anschließend dem nachfolgenden Prozess zur Verfügung gestellt. Korrekte Belege können direkt freigegeben werden.

Elektronische Archivierung

Die Auftragsbestätigungen werden anschließend elektronisch archiviert und bleiben somit übersichtlich und jederzeit abrufbar verwahrt. Eine unkomplizierte und nachhaltige Lösung, um alle Belege ordentlich abzulegen und im Belegfluss verfügbar zu halten.

Vorschau der Anzeige am Laptop bei Automatisierung von Lieferscheinen
Lieferscheine

Digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen

Digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen ab Eingang des Belegs bis zur sicheren Archivierung mit smart DELIVERY NOTE: volle Transparenz und Übersicht.

Mit smart DELIVERY NOTE automatisieren Sie einen großen Teil des Wareneingangsprozesses. Lieferscheine werden ab Eingang des Belegs als E-Mail oder in Papierform automatisiert ausgelesen, mit den Bestelldaten abgeglichen und innerhalb weniger Klicks korrigiert oder freigegeben. Es werden sowohl Kopf-, als auch Positionsdaten ausgelesen und auf Korrektheit überprüft, darunter: Datum, Bestellnummer, Lieferant, Bestellpositionen, Artikelmengen und -nummern. Nach dem Scannen der Belege sind alle relevanten Informationen zum Wareneingang automatisch abrufbar und die Lieferscheine digital abgelegt.

Highlights:
  • Direkter, automatisierter Abgleich mit der Bestellung
  • Schnelle Verarbeitung, bessere Übersicht und Koordination
  • Effizienter, zeitsparender Verarbeitungsprozess
  • Digitale Archivierung

Zeit- und Kostenersparnisse

smart DELIVERY NOTE automatisiert nicht nur den Ablauf und spart viel Zeit in der Verarbeitung der Lieferscheine, sondern braucht auch durch die Digitalisierung der Belege weniger Ressourcen und Koordinationsaufwand.

Archivierung

Die Lieferscheine sind wichtige Belege für das interne Kontrollsystem und müssen bei etwaigen Rechnungskontrollen und -prüfungen leicht verfügbar sein. Deswegen werden alle Lieferscheine automatisch digital archiviert. Langfristig ist somit ein unkomplizierter Zugriff auf alle Belege gewährleistet. Die digitale Speicherung ist zudem nachhaltig, ressourcenschonend und effizient.

Und so funktioniert es

Individuelle Belegverarbeitung

Verarbeitung Ihrer individuellen, unternehmensrelevanten Dokumente

Mit unserer Lösung werden strukturierte Daten, die in PDF-Form vorliegen, automatisiert ausgelesen und an das ERP weitergegeben. Dabei kann es sich um unterschiedlichste Dokumentarten handeln, die laufend im Unternehmen verarbeitet werden: Zertifikate, Bescheide, Listen, Briefe, und mehr. Unsere Lösung lernt die Struktur des Dokuments ohne vorhergehendes, intensives Training und markiert auffällige oder abweichende Positionen für eine manuelle Kontrolle. Dabei können spezifische Parameter, wie zum Beispiel eine automatische Validierung der vorliegenden Daten oder eine Maximalabweichung des Wertes, konfiguriert werden. Wir werden Ihre individuellen Anforderungen bestmöglich umsetzen!
Anschließend können die Dokumente mittels AuditProof direkt archiviert werden.

  • Kostenersparnis durch Automatisierung des Prozesses
  • Weniger Fehleranfälligkeit im Prozess
  • Validierung und Datenkonsistenzüberprüfung
  • Bereitstellung der strukturierten Daten als XML oder direkt an der jeweiligen Schnittstelle
  • Digitale Archivierung

 

Anwendungsbeispiele sind unter anderem:

Ansicht Automatisches Auslesen von Frachtbriefen

Frachtbriefe/CMR

Relevante Daten des Frachtbriefes, wie zum Beispiel Frachtbriefnummer und Ladungsnummer, werden ausgelesen, bevor der Frachtbrief selbst wieder zurückgeschickt wird. Der Beleg wird im ERP gespeichert und kann mit AuditProof digital archiviert werden.

Materialzertifikate

Mittels der festgelegten Parameter (wie zum Beispiel Chargennummern oder Artikelnummern) werden Bestätigungen über die qualitätsgesicherte Herstellung eines Materials automatisch archiviert und im ERP ausgelesen.

Stundennachweise

Die Zeitaufzeichnungsdokumente von LeiharbeiterInnen werden automatisch ausgelesen und an das jeweilige nachfolgende Tool weitergegeben.

 

Und sonstige Dokumente…

… wie zum Beispiel Refundierungsanträge, die an bestimmte Abteilungen in Ihrem Unternehmen gestellt werden.

Unsere Lösung kann alle PDF-Dokumente mit strukturierten Daten auslesen und verarbeiten.

Kontaktieren Sie uns!

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! Unser Sales Team wird sich umgehend um diese kümmern.