8 Vorteile der digitalen Reisekosten- und Spesenabrechnung

Veröffentlicht am 17.04.2023

Lesedauer: 4 min

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Die digitale, automatisierte Verarbeitung von Reisekosten und Spesen in Unternehmen hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Statt Belege aufzubewahren, auf Excel Listen zu übertragen, langwierig Diäten und Kilometergelder auszurechnen und Anträge physisch zur Freigabe herumzureichen werden die relevanten Daten hier aus den Belegen automatisch extrahiert und im anschließenden Prozess komplett digital verarbeitet. Manche Unternehmen zögern: veraltete manuelle Prozesse werden aus Gewohnheit beibehalten, die Vorteile der Digitalisierung aus Unsicherheit weggeschoben.

Deswegen lohnt sich ein genauerer Blick auf die zahlreichen Vorteile, die durch die elektronische Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung entstehen.

1. Zeit- und Ressourceneinsparungen

Einer der größten Vorteile liegt in den erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen, die durch die Automatisierung der Arbeitsschritte im Prozess entstehen. Die manuelle Durchführung von Erfassung, Überprüfung und Abrechnung der Belege ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Durch den Einsatz von geeigneten Lösungen wie smartExpense können Unternehmen diese Prozesse automatisieren, d.h.: Daten werden automatisch extrahiert, Beträge auf Konsistenz, Validität und Compliance überprüft, erstattungsfähige Kosten berechnet und der individuelle Freigabeworkflow für Beleg bzw. MitarbeiterIn gestartet.

Der Verwaltungsaufwand wird dadurch erheblich reduziert, das Unternehmen kann die gesparten Ressourcen für wichtigere Aufgaben nutzen.

2. Transparenz und Kontrolle

Digitale Lösungen machen alle zum Antrag dazugehörigen Informationen und den Freigabeprozess übersichtlich nachvollziehbar. Belege sind im Anhang stets aufrufbar, eine Workflow Historie und die Integration eines direkten Kommunikationskanals erleichtern den Prozess deutlich. Dadurch entsteht mehr Transparenz und Kontrolle für alle beteiligten MitarbeiterInnen, Reiseagents und EntscheiderInnen. Die Kommunikation und das Vertrauen zwischen MitarbeiterInnen und dem Unternehmen profitieren davon.

3. Reduktion von Fehlerquellen und Durchlaufzeiten

Analoge Prozesse zur Erfassung der Kosten sind fehleranfällig. Belege können verloren gehen oder falsch erfasst werden, die manuelle Berechnung von Erstattungsbeträgen kann zu Fehlern führen. Ein analoger Prozess verzögert sich zudem leichter oder kommt vielleicht ganz zum Stehen, wenn unklar ist, wo und bei wem die Freigabe liegen geblieben ist. Diese Fehlerquellen können durch die digitale Abrechnung vermieden werden. Die Durchlaufzeiten von Dokumenten werden durch die hohe Transparenz im Prozess, aber auch durch Hilfestellungen wie Mail Notifications, Workflow Historien, Mentions, Chat-Optionen, Freigaben direkt aus Mails, Massenfreigaben oder auch automatisierte Soll-Ist Vergleiche und weitere Funktionen enorm reduziert.

4. Verbesserte Compliance

Eine geeignete Lösung überprüft automatisch die Einhaltung von steuerlichen Vorschriften und internen Richtlinien wie zum Beispiel Travel Policies, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben korrekt erfasst und abgerechnet werden. Dies hilft Unternehmen, potenzielle Risiken zu minimieren und mögliche Strafen zu vermeiden.

5. Bessere Kontrolle und Datenanalyse

Unternehmen können auf Daten und Berichte zugreifen, die ihnen einen umfassenden Überblick über die geplanten und angefallenen Kosten geben. Sie können Ausgaben nach Kategorien, Projekten oder Abteilungen analysieren, um Ausgabentrends und Muster zu identifizieren. Dadurch erhalten sie eine bessere Kontrolle und können Maßnahmen ergreifen, um ihre Kosten zu optimieren. Eine umfassende Datenanalyse ermöglicht fundierte Entscheidungen und kann die Effizienz eines Unternehmens enorm steigern.

6. Verbesserte Benutzerfreundlichkeit und Zufriedenheit

Die richtige Lösung bietet eine deutlich verbesserte Benutzerfreundlichkeit für die MitarbeiterInnen, die ihre Ausgaben erfassen und abrechnen müssen. Sie können ihre Belege bereits bei Erhalt bequem fotografieren und per Mail oder auch direkt per Drag&Drop für die spätere Abrechnung hinterlegen. So gehen Rechnungen nicht verloren und die MitarbeiterInnen können sich um die Fertigstellung und Einreichung des Antrages kümmern, wenn sie zurück am Arbeitsplatz sind.

Diese wiederum laufen mithilfe der responsiven Abrechnungsvorlage und individuell hinterlegter Daten (wie zum Beispiel Kollektivverträge) viel unkomplizierter, zeitsparender und effizienter ab, da manuelle Datenerfassung, Berechnungen oder auch Drucken, Heften und Kleben komplett entfallen. Entlastete MitarbeiterInnen können die gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen, Produktivität und Zufriedenheit steigen.

7. Sinnvolle Automatisierung

Relevante Daten werden aus dem Beleg ausgelesen, unter anderem verschiedene Steuersätze, Brutto/Netto Beträge, Belegland und die Währung werden dabei automatisch erfasst. Die jeweils am Tag der Rechnung gültigen Wechselkurse, sowie der Berechnung zugrundeliegende Verträge (kollektivvertragliche Regelungen über z.B. Diäten) werden ebenfalls automatisch hinterlegt und müssen nur in wenigen Fällen manuell bearbeitet werden. Die Arbeit für die MitarbeiterInnen wird dadurch auf ein Minimum reduziert und Fehler werden vermieden.

8. Vorkonfigurierte Workflows und flexible Vorlagen

Für spezifische Reisedaten stehen responsive Abrechnungsvorlagen zur Verfügung. Vorkonfigurierte, um kundenspezifische Logiken erweiterbare Workflows unterstützen den Freigabeprozess und passen sich an die vorhandenen Anforderungen an. Damit ist garantiert, dass die Lösung den Wünschen und Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und es tatsächlich optimal unterstützen kann.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung einer elektronischen Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung wie smartTravel/smartExpense einem Unternehmen entscheidende Vorteile in seiner Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Kontrolle geben kann. Zeit- und Ressourceneinsparungen, geringe Durchlaufzeiten, Nachvollziehbarkeit des gesamten Freigabeworkflows, sinnvolle Automatisierung, Reduzierung von Fehlerquellen, Einhaltung von Unternehmensrichtlinien/Compliance, sowie bessere Datenanalyse und Kostenkontrolle sind nur ein Auszug aus den zahlreichen Vorteilen, die sich durch die Digitalisierung des Abrechnungsprozesses ergeben. Die Mitarbeiter:innen profitieren von einer deutlich unkomplizierteren Abrechnung, Entscheider:innen von einfacheren Freigaben, einer besseren Übersicht und mehr Kontrolle. Das Unternehmen implementiert eine zukunftsträchtige Lösung, stärkt seine Wettbewerbsfähigkeit und wird die positiven Effekte weit über den eigentlichen Kernprozess hinaus spüren.