Digitaler Workflow: wie Freigabeprozesse (nicht) aussehen sollten

Was sind Freigabeworkflows und wo werden sie benötigt?

Freigabeprozesse zählen in allen Abteilungen im Unternehmen zu den zentralen Abläufen. Sie sollen sicherstellen, dass interne (Compliance) Regeln, Datenschutz und Budgets eingehalten werden, und Entscheidungen auf Basis aller relevanten Informationen von den befugten Personen getroffen werden können. Ein gut aufgebauter Freigabeprozess hat klar strukturierte Zuständigkeiten, ist transparent nachvollziehbar und effizient organisiert.

Dokumentenbezogene Freigaben sind innerhalb und zwischen zahlreichen Abteilungen erforderlich, unter anderem für Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Anträge (z.B. HR, Dienstreisen), Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Finanzdokumente, Angebote, Tickets oder auch Briefe. Entsprechend vielfältig sind die einzelnen Prozesse und ihre konkreten Anforderungen.

Häufige Probleme im Freigabeprozess

Besonders bei einer papierbasierten Durchführung von Freigabeprozessen kommt es immer wieder zu Problemen. Auf dem Weg durch verschiedene Abteilungen können Dokumente kaputt oder verloren gehen. Manchmal werden sie vergessen und es herrscht keine Klarheit darüber, wo der Prozess stecken geblieben ist. Die manuelle Übertragung von Informationen in zum Beispiel Excel-Files oder Mails ist fehleranfällig und zeitintensiv. Leicht zu automatisierende Arbeitsschritte wie Abgleiche, formelle Prüfungen oder Kalkulationen werden mit großem Ressourcen Aufwand manuell durchgeführt. Durch all diese Verzögerungen werden schlussendlich Deadlines nicht eingehalten, Bestellungen verzögert, potenzielle Kunden verloren oder Skonto-Fristen verstreichen ungenutzt. Daneben spielen in vielen Unternehmen auch die Themen Nachhaltigkeit und Umweltschutz eine zunehmend wichtige Rolle, die sich jedoch kaum mit dem teilweise immensen Papier-, Druck- und Lagerungsaufwand vereinbaren lassen. Die gute Nachricht ist: Prozesse können leicht digitalisiert und die genannten Punkte somit beseitigt werden.

Welche Vorteile haben digitale Freigabeprozesse?

Die Digitalisierung von Freigabeprozessen bringt deutliches Einsparungspotential in Kosten und Zeitaufwand mit sich. Eine geeignete Lösung automatisiert die ersten Vergleichs- und Prüfschritte noch bevor das Dokument in den eigentlichen Freigabeprozess kommt. Der Workflow selbst entspricht den dokumentenspezifischen Abläufen bzw. unternehmensspezifischen Logiken, ist multimandantenfähig und bietet einfache Tools für Rückfragen und Feedback Loops. Mehrstufige Freigabeprozesse ermöglichen die Trennung von inhaltlicher und formeller Freigabe von mindestens zwei verschiedenen Stellen. Damit wird eine Freigabe erst nach Bestätigung aller Beteiligten nach einem Vier-Augen-Prinzip erteilt – ein wichtiges Compliance und Qualitätsmanagement Feature.

Eine gute Software unterstützt den Prozess durch eine sinnvolle Informationsdarstellung, entsprechende Notifications, Reminder für etwaige Deadlines und mehr. So bleibt der Prozess im Gange und wird nicht unnötig verzögert oder aufgehalten. Übersichtliche Dashboards, Mail Freigaben, mobile Freigaben, Massenfreigaben und ähnliche Funktionen geben der individuellen Person Unterstützung für eine schnelle und zeitgerechte Bearbeitung aller Tasks.

Der Workflow kann außerdem deutlich flexibler gestaltet werden, zum Beispiel durch ortsunabhängiges und mobiles Arbeiten, Stellvertreterregelungen oder direkt integrierte Kommunikationsmöglichkeiten. Dadurch sind die Durchlaufzeiten je Dokument weniger abhängig von (der Anwesenheit von) einzelnen Personen und können insgesamt deutlich sinken.

Statt linearer manueller Bearbeitung der einzelnen Dokumente können elektronische Workflows also einen deutlich höheren Output mit dennoch weniger Aufwand für die Mitarbeiter:innen ermöglichen. Ein doppelter Gewinn: zu den Einsparungen beim Ressourcenaufwand kommen positive Effekte durch die Einhaltung von Skontofristen und ähnlichen wichtigen Deadlines hinzu.

Wie können elektronische Freigabe Workflows aussehen?

1. Schritt Automatische Erkennung OCR

Um dokumentengetriebene Geschäftsprozesse zu digitalisieren wird das Dokument im ersten Schritt mithilfe von OCR (=Optical Character Recognition) ausgelesen, die vorliegenden Informationen werden anschließend intelligent interpretiert. KI-gestützte Tools können ohne langwieriges Training eingesetzt werden und sind selbstoptimierend, sie lernen also mit jedem Durchgang zusätzlich dazu. Ein Großteil der Dokumente kann so nach kurzer Zeit intelligent und automatisiert ausgelesen werden, irreguläre Fälle werden dem User markiert zur Überprüfung vorgelegt. Die vom User angewandte Entscheidung wird wiederum für die nächsten Fälle gelernt. Eine zweite Möglichkeit ist die Verarbeitung bereits digitaler bzw. strukturierter Dokumente, die z.B. per Drag&Drop, definiertem Posteingang oder manuellem Import eingespielt werden.

In beiden Fällen werden die relevanten Daten vom Dokument extrahiert. Bereits bei diesem Auslesen finden die ersten Compliance-, Konsistenz- und Validitätschecks statt. Das Unternehmen kann die hierfür notwendigen zu erwartenden Werte oder abzugleichenden Daten definieren und damit einen grundlegenden Arbeitsschritt vollständig automatisieren. Dokumente können ebenso klassifiziert und auf individuelle Nachfolgepfade aufgeteilt werden.

2. Freigabe Workflow

In diesem Schritt findet der eigentliche Freigabeworkflow unter Einbezug der verantwortlichen Abteilungen statt. Je nach Dokumentenart und Freigabe-Szenario werden die relevanten Personen bzw. Personengruppen automatisch in den Workflow integriert und über den anstehenden Task informiert. Vordefinierte Regeln können zusätzliche Bausteine triggern, zum Beispiel wenn Bearbeitungen am Dokument weitere Freigabestellen auslösen. Der Prozess passt sich also bis zur letztgültigen Freigabe an die Ereignisse an.

Dokumente und Kommunikationskanal fallen bei digitalen Workflows zusammen, Rückfragen und Feedback können dadurch rasch und leicht nachvollziehbar geklärt werden. Mit einer übersichtlichen Historie inklusive Status Quo und Ausblick auf die kommenden Schritte kann zu jedem Zeitpunkt beurteilt werden, in welcher Phase der Prozess steckt und was als Nächstes zu tun ist.

Ein wichtiger Bestandteil von digitalen Workflows ist eine übersichtliche Historie aller einzelnen Prüf- und Entscheidungsschritte. Dies dient nicht nur zur Nachvollziehbarkeit und Transparenz für die TeilnehmerInnen: die Historie muss in vielen Fällen, z.B. aufgrund der Dokumentationspflicht gegenüber dem Finanzamt, als Bericht abgespeichert und gemeinsam mit dem Dokument archiviert werden. Dies sollte in einem guten Freigabeprozess auf jeden Fall mitgeplant und integriert sein.

3. Buchung im anschließenden System

Nach dem Freigabeprozess werden die Dokumente in strukturierter Form an ein ERP-, CRM-, oder Archivsystem zur weiteren Verarbeitung bzw. zur Archivierung weitergeschickt. Nach Einrichtung der dafür notwendigen Schnittstellen ist dies meist unproblematisch möglich. Der gesamte Prozess kann somit ohne Medienbruch, d.h. rein digital, erfolgen.

Was zeichnet gute Freigabe Workflows aus?

Gute Workflows sind bestmöglich reduziert auf die relevanten Teilnehmer:innen und Bausteine. Sie werden gemeinsam definiert, sind einfach umsetz- und einhaltbar, bleiben transparent und haben die notwendige Flexibilität, die im Berufsalltag zeitweise gebraucht wird. Die Kommunikation ist fokussiert und findet an einem Ort statt, der Aufwand wird so gering wie möglich gehalten.

Es muss bedacht werden, dass Prozessanforderungen sich im Laufe der Zeit ändern können und Workflows laufend validiert und optimiert werden sollten. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Prozesse effizient bleiben und das Unternehmen beim Erreichen der Ziele optimal unterstützen.

Wie ein digitaler Freigabeprozess konkret aussehen kann zeigen wir Ihnen gerne anhand einer Live-Demo im persönlichen (Online) Termin. Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit uns auf.